我校檔案是全體師生員工汗水和智慧的結晶，是國家寶貴財富和重要資源的組成部分，為了確保我校檔案的完整與安全，維護我校教學、科研、管理等各項工作的歷史面貌，為今后的教學評估、黨政管理、宣傳教育提供真實可靠的憑證和依據(jù)，根據(jù)《檔案法》、《福建省檔案條例》和《高校檔案管理辦法》的規(guī)定，現(xiàn)將2002年形成的文件材料的收集、整理和移交工作的具體要求通知如下：
一、凡是記述和反映本單位職能活動（如教學、科研、黨務、財務、行政、基建等）的各種文字、圖表、照片、光盤等各種門類、各種載體的原始記錄均應納入歸檔范圍，做到每項工作都有完整、準確的文件材料歸檔保存。
二、各單位要加強對檔案工作的領導和管理，把檔案工作列入考核和創(chuàng)先評優(yōu)的內容之一，切實做到“四同步”，即布置、檢查、總結、驗收各項工作時，要同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。
三、根據(jù)集中統(tǒng)一管理的原則，本單位各項工作負責人應把自己一年來在公務活動中形成的各種材料收集整理后交給本單位的文書或兼職檔案管理員集中保管和移交，任何單位或個人不得拒絕歸檔或者私自保存在公務活動中形成的各種文件材料。
四、機構改革或人員變動的部門，必須組織人員對歷年來形成的檔案材料進行一次全面的清理，辦理歸檔手續(xù)，任何單位和個人不得私自帶走、留存、轉移或銷毀在本職工作中形成的各種原始記錄。
五、在本校區(qū)舉行的各種重大活動以及跨地區(qū)、跨行業(yè)和全國性、國際性的重要會議，主辦或者承辦單位應建立檔案，并在活動、會議結束后一個月內移交綜合檔案室保存。
六、各二級學院應督促本學院的輔導員或班主任，做好學生檔案的形成和移交工作，嚴格按照國家人事檔案管理規(guī)定和校學生處的要求，確保學生檔案的質量，使學生檔案能夠全面、準確地反映學生個人和學生工作的真實面貌。
七、歸檔時間：各單位必須于二００三年五月二十日前
把收集整理完畢的檔案移交學校綜合檔案室；財務、基建、科研、設備及二級學院教學檔案按相關規(guī)定時間辦理移交手續(xù)。
泉州師范學院辦公室
二００三年二月二十八日