各黨總支（直屬支部）、各二級學(xué)院（部、館）、機(jī)關(guān)各部辦處、工會(huì)、團(tuán)委會(huì)：
檔案管理是我校各部門日常行政管理的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，是維護(hù)我校歷史真實(shí)面貌，為我校教學(xué)科研、為師生員工和社會(huì)各界服務(wù)的重要手段。為了進(jìn)一步加強(qiáng)我校檔案基礎(chǔ)工作，提高檔案工作質(zhì)量和管理水平，根椐《泉州師院檔案管理細(xì)則》及有關(guān)規(guī)定，現(xiàn)將做好今年我校檔案工作通知如下：
一、 及時(shí)完成2003年度檔案材料整理歸檔任務(wù)
檔案材料的收集、整理、歸檔是我校檔案管理的的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，各部門必須嚴(yán)格按照年度立卷制度，按時(shí)、規(guī)范地完成這項(xiàng)任務(wù)。收集時(shí)，應(yīng)確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確，特別是諸如領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人保存的公務(wù)文件、會(huì)議文件、內(nèi)部文件等，應(yīng)注意收集；整理過程中應(yīng)嚴(yán)格有關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到規(guī)范化、科學(xué)化；歸檔時(shí)應(yīng)做好清點(diǎn)并履行必要的交接手續(xù)。
二、 做好辦公樓搬遷過程中檔案資料的保管保護(hù)工作
我校檔案是我校全體師生員工勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶，是我校財(cái)產(chǎn)的重要組成部分，為了確保我校檔案在辦公樓搬遷過程中不受損失，各部門要加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和轉(zhuǎn)移工作，嚴(yán)防檔案資料的流失；任何個(gè)人不得將本人在學(xué)校公務(wù)活動(dòng)中形成的各種材料私自帶走、留存、轉(zhuǎn)移，不得擅自銷毀，不得分散保存或占為已有；清理出賣辦公過程中形成的廢品、廢紙、不歸檔文件(含重份文件、校內(nèi)互相抄送文件、不辦文件、未生效文件、與本校工作無關(guān)的其他材料等)時(shí)，應(yīng)有檔案人員（含兼職檔案員）在場，并經(jīng)單位（部門）領(lǐng)導(dǎo)同意，盡量避免檔案文件的損毀、流失、泄密等。
三、 提高評估檔案材料質(zhì)量，確保評估檔案材料的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確
根椐陳院長提出的六字方針“完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確”的要求，各部門在形成、收集、整理評估檔案材料的過程中，應(yīng)重點(diǎn)突出反映本部門本科教學(xué)活動(dòng)的整體面貌，同時(shí)方便評估工作的查找和利用，檔案材料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)達(dá)到五方面要求：
（一） 檔案材料所記錄的內(nèi)容應(yīng)齊全完整、真實(shí)客觀、準(zhǔn)確可靠、辦理完畢；涂改的地方應(yīng)蓋校對章或重新抄寫、打印；
（二）每一份檔案材料都應(yīng)有落款、蓋章、并注明形成時(shí)間，各種統(tǒng)計(jì)材料均應(yīng)簽署統(tǒng)計(jì)人姓名和責(zé)任部門名稱；
（三）零散、雜亂的檔案材料須進(jìn)行加工整理，分門別類，編制序號和頁碼，使之系統(tǒng)化、條理化、有序化；
（四）采用裝訂的案卷，要結(jié)實(shí)、整齊、美觀，去掉金屬物，破損文件應(yīng)修補(bǔ)，字跡褪色的應(yīng)復(fù)制隨同原件一并裝訂，裝訂邊沿偏窄或有文字不便裝訂的應(yīng)加裱糊邊后再裝訂，紙張偏大或不規(guī)范應(yīng)折疊或裁切整齊，做到不丟頁、不倒頁、不壓字；
（五）每一卷（盒、冊）都應(yīng)填寫卷內(nèi)目錄和備考表，重要會(huì)議（如：黨委會(huì)、黨總支會(huì)、行政會(huì)、院務(wù)會(huì)、其他各種專題會(huì)議等）也應(yīng)填寫卷內(nèi)目錄，并寫明會(huì)議的次數(shù)、時(shí)間和主要議題，備考表附在卷末，用以注明本卷需要說明的問題，并由立卷人和檢查人（必須是部門領(lǐng)導(dǎo)）簽名，以示負(fù)責(zé)。
四、 推行泉州師院檔案工作獎(jiǎng)懲制度
為了使我校的檔案管理能持續(xù)而有效地進(jìn)行，達(dá)到我校整體利益、各部門及個(gè)人利益相統(tǒng)一，調(diào)動(dòng)師生員工的積極性，經(jīng)研究決定，推行泉州師院檔案管理獎(jiǎng)懲制度，把檔案工作（特別是評估檔案材料工作）納入各部門和有關(guān)人員的崗位職責(zé)和年度評優(yōu)、評先考核的重要依據(jù)。
泉州師范學(xué)院辦公室
二00四年二月十日