關于做好2006年檔案工作的通知
作者：發(fā)布時間：2006-03-23點擊數：486
泉師院辦[2006]3號
關于做好2006年檔案工作的通知
各二級學院、機關各部門：
為了確保我校各類檔案的完整、準確、安全、統(tǒng)一，維護我校真實的歷史面貌，根據《泉州師院檔案管理細則》及有關規(guī)定，現將我校本年度檔案工作要求通知如下：
一、歸檔范圍：
凡是記述和反映本單位職能活動的各種文字、圖表、照片、聲像、電子文件、標志性實物等各種門類各種載體的材料均應納入歸檔范圍，做到每項工作都有完整、準確的檔案材料歸檔保存；任何個人不得私自保存在公務活動中形成的各種檔案材料。
二、歸檔時間：
1、各黨政部門和能按年度歸檔的其他相關單位，應于2006年4月30日前把2005年度已辦理完畢的文件材料進行收集、整理、歸檔；
2、各教學部門和能按學年度歸檔的其他相關單位，應于2006年6月30日前歸檔；
3、科研、基建部門應在項目完成兩個月后歸檔；
4、重大活動（有國家、省、市領導人或國內外知名人士參加的活動）檔案應于活動結束后一個月內歸檔。
5、學生檔案材料于檔案形成后一個星期內歸檔，2006屆畢業(yè)生檔案材料于畢業(yè)生離校前歸檔。
三、歸檔要求：
根據檔案材料完整、系統(tǒng)、準確的要求，各部門在形成、收集、整理檔案材料的過程中，應重點突出反映本部門工作的整體面貌，同時方便今后工作的查找和利用，檔案材料的質量標準應達到五方面要求：
1、 檔案材料所記錄的內容應齊全完整、真實客觀、準確可靠，且均已辦理完畢；涂改的地方應蓋校對章或重新抄寫、打印。
2、零散、雜亂的檔案材料須進行加工整理，分門別類，編制序號和頁碼，使之系統(tǒng)化、條理化、有序化。
3、采用裝訂的案卷，要結實、整齊、美觀，去掉金屬物；破損文件應修補；字跡褪色的應復制隨同原件一并裝訂；裝訂邊沿偏窄或有文字不便裝訂的應加裱糊邊后再裝訂；紙張偏大或不規(guī)范應折疊或裁切整齊，做到不丟頁、不倒頁、不壓字。
4、每一卷（盒、冊）都應填寫卷內目錄和備考表，重要會議（如：黨委會、黨總支會、行政會、院務會、其他各種專題會議等）也應填寫卷內目錄，并寫明會議的次數、時間和主要議題，備考表附在卷末，用以注明本卷需要說明的問題，并由立卷人和檢查人（必須是部門領導）簽名，以示負責。
四、歸檔檢查：
根據檔案工作“三納入”、“四同步”的規(guī)定，校辦將組織人員于5月中旬對通知落實情況進行督查、考評，并把督查、考評情況納入年終績效考評指標之中。
泉州師范學院辦公室
二OO六年三月二十日
主題詞；檔案工作 通知 歸檔
泉州師范學院辦公室 2006年3月21日印發(fā)