關(guān)于做好2016年檔案工作的通知
作者：發(fā)布時間：2016-03-23點擊數(shù)：660
作者：陳奭琛發(fā)布時間：2016-03-23點擊數(shù)：
各單位：
為了做好我校文件材料歸檔工作，確保各類檔案的完整、準確、安全、統(tǒng)一，根據(jù)《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《泉州師院檔案管理細則》及其他有關(guān)規(guī)定，現(xiàn)就我校2016年檔案工作通知如下：
一、歸檔范圍
凡是記述和反映本單位職能活動的各種門類、各種載體的文件材料（含文字、圖表、照片、聲像、電子文件、標志性、紀念性實物、公務(wù)禮品等）均應(yīng)納入歸檔范圍，做到每一個部門每一項工作都有完整、準確的文件材料歸檔保存，具體范圍如下:
1、各單位2015年及以前在各項工作中形成、已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的各種文件材料；2016年重大活動檔案、教職工及學(xué)生人事檔案、已經(jīng)竣工的基建檔案、已經(jīng)成果鑒定的科研檔案、已經(jīng)開箱驗收的設(shè)備檔案等；
2、全日制和非全日制所有的教育活動（包括全日制普通高等教育、成人教育、網(wǎng)絡(luò)教育、自考、進修等）所形成的各類教學(xué)文件、學(xué)籍文件等；
3、軟件學(xué)院、其他高校辦學(xué)點所形成的各類教學(xué)文件材料；
4、后勤服務(wù)集團公司在飲食、水電、交通、物業(yè)、接待、商貿(mào)、學(xué)生公寓等各項管理工作中形成的文書、工程、財務(wù)等檔案材料；
5、與我校有關(guān)的其他文件材料，具體見《泉州師院文件材料歸檔范圍與保管期限表》。
二、歸檔方法
歸檔文件材料全部通過校園網(wǎng)數(shù)字校園檔案管理系統(tǒng)進行整理、編目（案卷目錄、全引目錄等），并將與目錄相關(guān)聯(lián)的電子全文、圖表、數(shù)碼照片、聲音、錄像一起上傳保存。
(登錄數(shù)字校園網(wǎng)站點：http://210.34.120.114/或登陸學(xué)校主頁→信息門戶系統(tǒng)→數(shù)字校園→檔案管理系統(tǒng))
三、歸檔要求
1、檔案材料（紙質(zhì)材料和電子材料）所記錄的內(nèi)容應(yīng)完整齊全、真實客觀、準確可靠，且均已辦理完畢；涂改的地方應(yīng)蓋校對章或重新抄寫、打印；電子檔案材料應(yīng)脫機備份二套。
2、未經(jīng)學(xué)校鑒定，任何單位和個人不得私自帶走、留存、轉(zhuǎn)移或銷毀本職工作中形成的各種原始記錄。
3、機構(gòu)變動前形成的檔案材料，由原機構(gòu)負責人組織人員進行整理后移交職能繼承部門，人員崗位變動前在各項工作中形成的材料，由本人負責進行整理后移交原單位兼職檔案人員；原機構(gòu)和經(jīng)辦人員無法進行整理移交的，由職能繼承部門負責整理移交。
4、嚴格履行交接手續(xù)，交接目錄一式兩份，交接雙方要逐卷逐件檢查、清點，驗收，并由雙方負責人、經(jīng)辦人簽字確認。
四、歸檔時間
1、各黨政部門和能按年度歸檔的其他相關(guān)單位，應(yīng)于2016年4月30日前把2015年度及以前已辦理完畢的文件材料進行收集、整理、歸檔；
2、各教學(xué)部門和能按學(xué)年度(指2014-2015學(xué)年)歸檔的其他相關(guān)單位，應(yīng)于2016年6月30日前歸檔， 2016屆畢業(yè)生學(xué)籍檔案應(yīng)于2016年12月30日前歸檔；
3、科研、基建檔案應(yīng)在項目完成一個月后（科研成果鑒定或基建工程竣工驗收后）歸檔；
4、重大活動（有國家、省、市領(lǐng)導(dǎo)人或國內(nèi)外知名人士參加的活動）檔案應(yīng)于活動結(jié)束后一個星期內(nèi)歸檔；
5、學(xué)生人事檔案、教職工干部檔案材料于檔案形成后一個星期內(nèi)歸檔；2016屆畢業(yè)生檔案材料于畢業(yè)生離校(6月20日左右)前歸檔。
五、歸檔職責
1、分管檔案工作的機關(guān)各部門、各二級學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)職責：組織本單位人員學(xué)習檔案法律法規(guī)，執(zhí)行學(xué)校檔案工作的規(guī)章制度，把檔案工作納入部門工作計劃、管理制度和管理人員職責范圍，在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作時，同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。
2、各部門各個工作崗位人員職責：按規(guī)定時間及歸檔要求做好本人在崗位工作中形成的檔案材料的收集、整理、檔案數(shù)據(jù)錄入、上傳及移交工作，保證本人公務(wù)活動中檔案材料的完整、準確、系統(tǒng)、安全。
3、兼職檔案人員職責：按照檔案工作的規(guī)定，做好本部門各類文件材料的形成、積累、立卷和集中統(tǒng)一管理工作，維護本部門檔案材料的完整、準確、系統(tǒng)，并按照檔案管理規(guī)定，及時與學(xué)校檔案館辦理檔案交接手續(xù)。
六、歸檔檢查
根據(jù)檔案工作“三納入”（即納入部門工作計劃、規(guī)劃，納入管理制度，納入各級管理人員崗位職責范圍）、“四同步”（即布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作時，要同時布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作）的規(guī)定，校辦將適時組織人員對通知落實情況進行督查，并及時通報。
泉州師范學(xué)院辦公室
2016年3月23日