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作者：王丹娜發(fā)布時(shí)間：2017-03-17點(diǎn)擊數(shù)：

第一條  為規(guī)范學(xué)生資助檔案管理，維護(hù)學(xué)生資助檔案真實(shí)、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《教育部文書立卷、歸檔和檔案利用辦法》、《福建省歸檔文件整理細(xì)則》（試行）等相關(guān)法規(guī)，結(jié)合學(xué)生資助經(jīng)辦操作規(guī)程，特制定本辦法。

第二條  依法經(jīng)辦學(xué)前教育、義務(wù)教育、中職教育、普通高中教育和高等教育的各地（校）學(xué)生資助管理部門（以下簡(jiǎn)稱資助部門），負(fù)責(zé)學(xué)生資助檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀和利用等管理工作。

第三條 本辦法所稱學(xué)生資助檔案，是指資助部門在辦理學(xué)生資助業(yè)務(wù)過(guò)程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的各種專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。

第四條  學(xué)生資助檔案分為綜合類、表冊(cè)類、財(cái)務(wù)類、聲像類四大類。

第五條  各地（校）資助部門應(yīng)接受同級(jí)教育行政部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并指導(dǎo)下級(jí)資助部門業(yè)務(wù)檔案管理工作。資助部門應(yīng)建立學(xué)生資助檔案室，學(xué)生資助檔案由各地（校）學(xué)生資助部門檔案室集中保存。

第六條  資助部門應(yīng)嚴(yán)格按照本辦法的規(guī)定和程序收集、整理、立卷、歸檔、保管學(xué)生資助業(yè)務(wù)材料，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改（整理方法見附件）。

第七條  資助部門應(yīng)建立健全學(xué)生資助檔案管理崗位職責(zé)、立卷歸檔、查閱利用、庫(kù)房管理、保密、保管、移交、鑒定、銷毀等制度并認(rèn)真落實(shí)，確保學(xué)生資助檔案妥善保管、有序存放，嚴(yán)防毀損、遺失和泄密。

第八條  各地（校）資助部門應(yīng)備有防火、防盜、防霉、防潮等適合保管檔案的專用庫(kù)房，庫(kù)房建筑面積原則上不少于20平方米，并參照國(guó)家建設(shè)部和國(guó)家發(fā)改委關(guān)于《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》（建標(biāo)103-2008），確保專用檔案庫(kù)房建設(shè)中長(zhǎng)期目標(biāo)。學(xué)生資助檔案應(yīng)使用密集架或?qū)Ｓ描F皮柜保管。

第九條  各地（校）資助部門應(yīng)明確分管領(lǐng)導(dǎo)，配備檔案管理人員，并保持相對(duì)穩(wěn)定。配備的檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)及檔案基礎(chǔ)知識(shí)（或經(jīng)過(guò)省級(jí)學(xué)生資助檔案管理專業(yè)培訓(xùn)合格），熟悉業(yè)務(wù)，忠于職守。

第十條  各地（校）資助部門要指定檔案管理人員及時(shí)將本部門各崗位人員手中已辦結(jié)的學(xué)生資助業(yè)務(wù)材料收集齊全、整理規(guī)范、裝訂成冊(cè)并定期向本單位檔案室歸檔，辦理歸檔交接手續(xù)。

收集過(guò)程中應(yīng)對(duì)學(xué)生資助檔案的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行檢驗(yàn)，凡字跡模糊、印章不清、殘缺不齊、銜接無(wú)序等不適宜歸檔的文件材料，應(yīng)退回整改。檔案收集時(shí)應(yīng)辦理交接手續(xù)，經(jīng)辦人員應(yīng)編制《學(xué)生資助業(yè)務(wù)檔案收集目錄》，并及時(shí)與檔案人員雙方簽字確認(rèn)。

第十一條  學(xué)生資助業(yè)務(wù)檔案分類應(yīng)按照學(xué)生資助業(yè)務(wù)經(jīng)辦的規(guī)律和特點(diǎn)，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用“年度—業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”分類法對(duì)學(xué)生資助業(yè)務(wù)材料進(jìn)行分類、整理，并及時(shí)編制卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表等（見附件）。負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)接收的檔案材料及時(shí)進(jìn)行檢查、分類、編號(hào)、入庫(kù)保管。

第十二條  學(xué)生資助檔案的保管期限分為永久和定期。

第十三條  資助部門應(yīng)依法為教育部門、相關(guān)學(xué)校、金融機(jī)構(gòu)、受助學(xué)生和家長(zhǎng)等提供檔案信息查詢服務(wù)。

第十四條  資助部門應(yīng)對(duì)已到期的學(xué)生資助檔案進(jìn)行鑒定。

鑒定工作應(yīng)由資助部門相關(guān)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員，以及教育行政部門有關(guān)人員組成鑒定小組負(fù)責(zé)鑒定并提出處理意見。

鑒定中如發(fā)現(xiàn)保管期限劃分過(guò)短，有必要繼續(xù)保存的，應(yīng)當(dāng)重新確定保管期限。

第十五條  資助部門對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定可以銷毀的檔案，編制銷毀清冊(cè)，報(bào)同級(jí)教育行政部門備案，經(jīng)學(xué)生資助部門分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。

未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。

資助部門應(yīng)當(dāng)派兩人以上監(jiān)督銷毀檔案。監(jiān)督人員要在銷毀清冊(cè)上簽名，并注明銷毀的方式和時(shí)間。銷毀清冊(cè)永久保存。

第十六條  資助部門按照有關(guān)規(guī)定，將永久保存的學(xué)生資助業(yè)務(wù)檔案向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。

第十七條  未按規(guī)定建立檔案工作，不按規(guī)定移交檔案，或玩忽職守，造成檔案管理混亂、丟失等，給受助學(xué)生造成損失的，將依照《檔案法》、《福建省檔案條例》等有關(guān)規(guī)定予以查處，并追究單位領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員的法律責(zé)任。

第十八條  各類學(xué)生資助業(yè)務(wù)經(jīng)辦過(guò)程中形成的綜合類、財(cái)務(wù)類、電子文件、音像、照片等材料分別按照《福建省歸檔文件整理細(xì)則（試行）》（閩檔〔2001〕55號(hào)）、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào)）及《福建省會(huì)計(jì)檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范》（閩財(cái)會(huì)[2000]74號(hào)）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894—2002）、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》(DA/T 15—95)、《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821—2002)進(jìn)行管理。

第十九條  本辦法自印發(fā)之日起施行。

第二十條  本辦法解釋權(quán)歸省教育廳、省檔案局。

附件

福建省學(xué)生資助業(yè)務(wù)檔案整理辦法

學(xué)生資助業(yè)務(wù)檔案表冊(cè)類以“卷”為單位進(jìn)行整理，保管期限定為永久。

一、分類

1.資助業(yè)務(wù)檔案采用“年度—業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”分類法進(jìn)行分類、整理。即先將學(xué)生資助管理部門歸檔文件按年度（或?qū)W期）分類，在每個(gè)年度（或?qū)W期）內(nèi)，按資助工作內(nèi)容設(shè)置類目。

2.表冊(cè)業(yè)務(wù)檔案分為五大類：(1)學(xué)前教育幼兒資助類；(2)義務(wù)教育學(xué)生資助類；(3)普通高中教育學(xué)生資助類；(4)中等職業(yè)教育學(xué)生資助類；(5)高等教育學(xué)生資助類。

二、組卷

組卷就是將各類文件材料，按其形成規(guī)律，把一組有聯(lián)系的文件以卷的形式組合在一起，便于保管、保密和利用。

（一）組卷要求

1.不同年度、不同類別的業(yè)務(wù)檔案，不得混合組成案卷。

2.案卷內(nèi)的文件材料應(yīng)反映一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的問(wèn)題或內(nèi)容。若此內(nèi)容反映的文件材料較多，則可組成多卷，依序排列。

3.歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

4.在排列中,密不可分的文件應(yīng)排列在一起，如主件與附件，主件在前，附件在后。

5.成冊(cè)、成套的文件材料可保持其原有形態(tài)；精裝和平裝等書本式文件材料自成一卷的，可保持原狀。

6.歸檔的紙質(zhì)文件材料應(yīng)為原件，字跡工整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、圖樣清晰，簽字蓋章、日期等標(biāo)識(shí)完整、齊備。案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件，書寫和裝訂材料應(yīng)符合耐久性要求。對(duì)于用熱敏紙和用純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆、鉛筆等不耐久字跡材料字跡制成的文件材料，可復(fù)印后與原件一并存檔。

（二）組卷方法

按照“年度—業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”分別組卷的方法，首先區(qū)分年度（或?qū)W期），其次區(qū)分文件材料類別，然后區(qū)分類別屬類（即該類中不同表單或材料）。

三、卷內(nèi)文件材料排列

（一）案卷內(nèi)文件材料按時(shí)間、問(wèn)題或重要程度排列。

 （二）卷內(nèi)既有文字材料又有圖紙時(shí)，文字材料在前、圖紙?jiān)诤蟆?/font>

 （三）文字材料排列時(shí)，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前、復(fù)印件在后；不同文字的文本，中文文本在前，其它文種版本在后(特殊規(guī)定除外)。

四、裝訂方法

卷內(nèi)文件材料采用“三孔一線”方法裝訂，卷內(nèi)材料裝訂時(shí)要去掉金屬物。凡復(fù)印件均要求以國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙（即長(zhǎng)×寬=297mm×210mm）復(fù)印，以便裝訂。

五、頁(yè)號(hào)及案卷編號(hào)

（一）卷內(nèi)文件材料頁(yè)號(hào)的編寫

1.案卷內(nèi)文件材料有書寫內(nèi)容的頁(yè)面均應(yīng)編制頁(yè)碼，以有效內(nèi)容的頁(yè)面為一頁(yè)；已有頁(yè)號(hào)的文件可不再重新編寫頁(yè)號(hào)。

2.單面有內(nèi)容的，頁(yè)號(hào)編寫在右上角；雙面有內(nèi)容的，頁(yè)號(hào)編寫在正面的右上角和背面的左上角。

3.成套圖樣或印刷成冊(cè)的文件材料自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁(yè)號(hào)；如與其它文件材料組成一卷的，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料最后，將其作為一件文件填寫卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁(yè)號(hào)，可在備注中注明總頁(yè)數(shù)。

4.卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁(yè)號(hào)。

（二）案卷號(hào)的編寫

案卷號(hào)即該案卷排列的順序號(hào)。案卷應(yīng)進(jìn)行排列編號(hào)，相同年度、相同類別、相同保管期限的資助業(yè)務(wù)檔案按照形成時(shí)間順序，從“1”開始逐卷編制一個(gè)案卷流水號(hào)。如：2012年，中等職業(yè)教育學(xué)生資助類保管期限為永久的案卷有10卷，從“1”開始編至“10”； 高等教育學(xué)生資助類保管期限為永久的案卷有20卷，從“1”開始編至“20”。

六、編制卷內(nèi)目錄

卷內(nèi)目錄是登錄卷內(nèi)文件材料題名及其他特征并固定文件排列次序的表格，應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前。每卷學(xué)生資助檔案都應(yīng)編制卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)文件目錄用A4紙打印后置于卷首與卷內(nèi)業(yè)務(wù)文件合并裝訂（見附圖1）。卷內(nèi)目錄包括：順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注、檔號(hào)等項(xiàng)目。

（一）順序號(hào)：用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的排列順序，一份文件一個(gè)號(hào)。

（二）文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。包括代字、年度、代號(hào)等。沒有編號(hào)的不填。

（三）責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人。填寫責(zé)任者應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

（四）題名：應(yīng)填寫文件材料的標(biāo)題。文件材料沒有題名的，應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名。

（五）日期：即文件的形成日期。填寫時(shí)可省略“年”、“月”、“日”字。時(shí)間以8位數(shù)字表示，其中前4位表示年，中間2位表示月，后2位表示日，月日不足兩位的，前面補(bǔ)“0”。如：2010年1月1日應(yīng)標(biāo)注為20100101。

（六）頁(yè)號(hào)：填寫卷內(nèi)每份文件的起頁(yè)號(hào),卷內(nèi)最后一份文件填寫起止頁(yè)號(hào),如98/100。

（七）備注：注釋需要說(shuō)明的情況。如缺損、修改、 移出、銷毀等。

檔號(hào)：由全宗號(hào)、年度、目錄號(hào)、案卷號(hào)組成。

七、填寫卷內(nèi)備考表

備考表置于盒內(nèi)文件最后與業(yè)務(wù)檔案合并裝訂,設(shè)計(jì)表格用A4紙打?。ㄒ姼綀D3）。

（一）卷內(nèi)備考表項(xiàng)目包括：本卷情況說(shuō)明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間。

（二）卷內(nèi)備考表填寫方法

本卷情況說(shuō)明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。案卷立好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題由檔案管理人員填寫并簽名、標(biāo)注時(shí)間。

立卷人：由責(zé)任立卷者簽。

檢查人：由案卷質(zhì)量審核者人簽名。

立卷時(shí)間：填寫完成的立卷時(shí)間。

八、案卷封面編制

檔案盒項(xiàng)目應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆或毛筆書寫，字跡要工整、清晰。案卷裝訂后應(yīng)裝入檔案盒內(nèi)，一卷一盒。

檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作，外形尺寸規(guī)格為310mm×220mm(長(zhǎng)×寬)，盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm 、30mm、40mm、50mm、60mm五種。

（一）檔案盒封面項(xiàng)目包括：全宗名稱、類別名稱、案卷題名、起止年月日、頁(yè)數(shù)和檔號(hào)(見附圖4)。

1.全宗名稱：立檔單位名稱。如：漳州市學(xué)生資助管理中心（獨(dú)立法人單位全稱）。

2.類別名稱：即學(xué)前教育幼兒資助類、義務(wù)教育學(xué)生資助類、普通高中教育學(xué)生資助類、中等職業(yè)教育學(xué)生資助類、高等教育學(xué)生資助類。

3.案卷題名：即案卷標(biāo)題。由立卷人準(zhǔn)確概括卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容，文字應(yīng)力求簡(jiǎn)練、明確。

案卷題名格式如下：

按照“地區(qū)+學(xué)校名稱（與公章一致）+時(shí)間+材料名稱”

例1：南平市XX校XXXX年X（春或秋）季學(xué)期國(guó)家助學(xué)金發(fā)放情況統(tǒng)計(jì)表

例2：武夷學(xué)院XXXX年X（春或秋）季學(xué)期家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生學(xué)費(fèi)減免名單、申請(qǐng)表及相關(guān)材料

4.起止年月日：卷內(nèi)文件材料的起止年月日；

例：20120103-20121231

5.頁(yè)數(shù)：本卷總頁(yè)數(shù)。

6.檔號(hào)：由全宗號(hào)—年度—類別代碼+屬類代碼—案卷號(hào)組成。

全宗號(hào)是同級(jí)檔案館對(duì)其接收范圍內(nèi)各立檔單位所編制的代號(hào)（沒有全宗號(hào)的單位可暫不填寫）。

年度是填寫文件形成年度。填寫時(shí)以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如：2012。

目錄號(hào)編排原則為類別代碼-屬類代碼。檔案類別代碼分別為：XQ(學(xué)前教育幼兒資助類)、YW（義務(wù)教育學(xué)生資助類）、PG（普通高中教育學(xué)生資助類）、ZZ（中等職業(yè)教育學(xué)生資助類）、GD（高等教育學(xué)生資助類），此類字母大寫；屬類代碼分別為1（國(guó)家資助）、2（學(xué)校資助）、3（社會(huì)資助）。

高等教育學(xué)生資助類的國(guó)家助學(xué)金文件材料具體編制檔號(hào)如下：

（1）綠色通道

GD1.1—01.02.03…n

（2）國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金

GD1.2—01.02.03…n

（3）國(guó)家勵(lì)志獎(jiǎng)學(xué)金

GD1.3—01.02.03…n

（4）國(guó)家助學(xué)金

GD1.4—01.02.03…n

（5）國(guó)家助學(xué)貸款

GD1.5—01.02.03…n

（6）高等學(xué)校學(xué)生應(yīng)征入伍服義務(wù)兵役國(guó)家資助

GD1.6—01.02.03…n

（7）研究生國(guó)家獎(jiǎng)學(xué)金

GD1.7—01.02.03…n

（8）研究生學(xué)業(yè)獎(jiǎng)學(xué)金

GD1.8—01.02.03…n

（9）研究生國(guó)家助學(xué)金

GD1.9—01.02.03…n

（10）研究生國(guó)家助學(xué)貸款

GD1.10—01.02.03…n。

高等教育學(xué)生資助類的學(xué)校資助文件材料具體編制檔號(hào)如下：

（1）勤工助學(xué)

GD2.1—01.02.03…n

（2）學(xué)費(fèi)提取

GD2.2—01.02.03…n。

案卷號(hào)即該案卷排列的順序號(hào)。

（二）檔案盒脊背項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、年度、保管期限（見附圖5）。

檔號(hào)格式：全宗號(hào)—年度—類別代碼+屬類代碼—案卷號(hào)。

例：0178-2012-ZZ1-01，表示某單位2012年中等職業(yè)教育學(xué)生資助類的國(guó)家資助第1號(hào)案卷。

0178-2012-ZZ1-01.02.03…n

案卷順序號(hào)

屬類代碼

資助檔案類別代碼

年度

某單位全宗號(hào)

九、編制案卷目錄

案卷目錄包括序號(hào)、檔號(hào)、案卷題名、年度、保管期限、總頁(yè)數(shù)、備注等（見附圖2）。應(yīng)使用計(jì)算機(jī)錄入，并打印裝訂成冊(cè)。有條件的應(yīng)運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)建立案卷目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和卷內(nèi)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索和利用。

附圖：

1.卷內(nèi)目錄式樣：

卷內(nèi)目錄

檔號(hào)：                          

2.案卷目錄式樣：

案卷目錄

3.卷內(nèi)備考表式樣:

 卷內(nèi)備考表

4.檔案盒封面印制式樣：

(邊線210 ×160mm )   

5.案卷脊背(側(cè)面)式樣：

         (310×20mm、30mm、40mm 、50mm、60mm)