福建省電子文件歸檔與電子檔案管理辦法（試行）
作者：發(fā)布時(shí)間：2017-10-19點(diǎn)擊數(shù)：2100
作者：王丹娜發(fā)布時(shí)間：2017-10-19點(diǎn)擊數(shù)：
第一章 總 則
第一條 為適應(yīng)信息化建設(shè)的需要，規(guī)范福建省黨政機(jī)關(guān)在辦公自動(dòng)化與電子政務(wù)處理公務(wù)過程中所產(chǎn)生電子文件與電子檔案的管理工作，保障電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《福建省檔案條例》以及有關(guān)政策法規(guī)，結(jié)合本省實(shí)際情況，制定本辦法。
第二條 本辦法適用于福建省各級(jí)黨政機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件的歸檔與電子檔案管理，其他社會(huì)組織可參照本辦法執(zhí)行。
第三條 電子文件，指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。
電子檔案，指經(jīng)過鑒定，具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明。
第四條 已利用計(jì)算機(jī)或計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)開展辦公自動(dòng)化或電子政務(wù)的單位，應(yīng)在計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)中設(shè)置相應(yīng)的電子文件管理子系統(tǒng)，此系統(tǒng)應(yīng)能對(duì)電子文件生命周期的全部管理活動(dòng)實(shí)行有效控制，實(shí)現(xiàn)電子文件的邏輯歸檔及在線管理與利用，其信息管理系統(tǒng)應(yīng)安全可靠。
第五條 以電子文件形式記載國(guó)家秘密載體的制作、收發(fā)與傳遞、使用、保存和銷毀，應(yīng)嚴(yán)格按照《中共中央保密委員會(huì)辦公室、國(guó)家保密局關(guān)于國(guó)家秘密載體保密管理的規(guī)定》執(zhí)行。局域網(wǎng)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)不得從物理上直接與INTERNET聯(lián)網(wǎng)。經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)聯(lián)接專用網(wǎng)的系統(tǒng)，要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。
第六條 各單位應(yīng)有嚴(yán)格的信息管理制度和技術(shù)措施，明確規(guī)定本機(jī)關(guān)電子文件歸檔的時(shí)間、范圍、方式、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等歸檔要求，確保歸檔電子文件的質(zhì)量。各單位檔案機(jī)構(gòu)工作人員負(fù)有對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔及歸檔后電子檔案的保管、利用實(shí)行全過程管理與監(jiān)控的責(zé)任，保證管理工作的連續(xù)性，確保其不失真、不損毀、不丟失。
第七條 各單位檔案機(jī)構(gòu)配置的計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備和應(yīng)用軟件，必須能有效讀取歸檔的電子文件。電子文件形成部門及信息管理部門應(yīng)積極協(xié)助和支持本單位檔案機(jī)構(gòu)開展電子文件歸檔管理的日常監(jiān)督、指導(dǎo)及電子檔案的保管、利用等項(xiàng)工作。電子文件形成單位的負(fù)責(zé)人對(duì)電子檔案的真實(shí)、完整、有效負(fù)責(zé)。
第八條 具有永久保存價(jià)值的文本或圖形形式的電子檔案，如沒有紙質(zhì)等拷貝件的，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時(shí)應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本及相應(yīng)支持軟件、紙質(zhì)版本或縮微品。電子檔案同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其它載體形式的文件時(shí)，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。
第九條 應(yīng)保證電子文件的憑證作用，在國(guó)家或我省立法機(jī)構(gòu)正式頒布有關(guān)電子簽章的法律法規(guī)之前，對(duì)只有電子簽章的電子文件，歸檔時(shí)應(yīng)附加有法律效力的非電子簽章。
第十條 各級(jí)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)同級(jí)各單位電子文件的歸檔與管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并適時(shí)組織檢查。
第十一條 采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)技術(shù)（CAD）產(chǎn)生的電子文件，其歸檔管理方式按照GB／T176781—1999；GB／T176782—1999；GB／17679—1999等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
第二章 電子文件真實(shí)性、完整性和有效性保證
第十二條 應(yīng)從制度上和技術(shù)上針對(duì)自然災(zāi)害、突發(fā)事件、非法訪問、非法操作、人為破壞、計(jì)算機(jī)病毒等，采取與系統(tǒng)安全和保密等級(jí)要求相符的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證；數(shù)據(jù)安全保證；操作安全保證；身份識(shí)別方法等防范對(duì)策。
第十三條 為保證電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)范，各單位應(yīng)從電子文件形成開始不間斷地對(duì)有關(guān)處理操作進(jìn)行管理登記。使用單臺(tái)計(jì)算機(jī)處理公務(wù)的單位，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆椒ㄗ龊孟鄳?yīng)的管理登記。此管理登記應(yīng)是不間斷的，并應(yīng)保存系統(tǒng)的管理記錄。
（一）登記處理過程中相互銜接的各類責(zé)任者。文件起草者、修改者、審核者、簽發(fā)者等。
（二）登記處理過程中的各類操作者。文件打字者、發(fā)文者、收文者、存儲(chǔ)管理者等。
（三）登記處理過程中產(chǎn)生的責(zé)任憑證信息。批示、簽名、印章、代碼等。
（四）登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標(biāo)識(shí)。
第十四條 為保證電子文件的真實(shí)性，文件形成單位應(yīng)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中設(shè)置安全防護(hù)技術(shù)措施。
（一）建立對(duì)電子文件操作者的身份識(shí)別與權(quán)限控制，防止非法侵入。
（二）設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄實(shí)施操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等。
（三）對(duì)電子文件采用可靠的防錯(cuò)漏和防調(diào)換的標(biāo)記。
（四）對(duì)電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。
第十五條 為保證電子文件的完整性，文件形成單位應(yīng)建立電子文件完整性管理制度，并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。
（一）開列屬于歸檔范圍相關(guān)的電子文件表單，通過采用信息管理系統(tǒng)功能和人工監(jiān)控相結(jié)合的方式，將具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件收集齊全。
（二）建立相應(yīng)的制度，對(duì)在不同系統(tǒng)中分散形成的、不同媒體的，或通過非正式渠道傳遞的具有內(nèi)容相關(guān)性的電子文件收集和捕獲。
第十六條 為保證電子文件的有效性，文件形成單位應(yīng)建立電子文件有效性管理制度，并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施。
（一）根據(jù)電子文件的類型和特點(diǎn)注明文件格式、軟硬件環(huán)境、相關(guān)的數(shù)據(jù)及參數(shù)等。對(duì)于采用通用軟件或?qū)Ｓ密浖a(chǎn)生的電子文件收集歸檔要求，應(yīng)按照本規(guī)定的第二十三、二十四條執(zhí)行。
（二）對(duì)于加密電子文件，應(yīng)解密后再收集歸檔，確實(shí)需要以加密方式保存的，應(yīng)將其解密程序同時(shí)歸檔。
（三）定期對(duì)脫機(jī)保管的電子文件進(jìn)行抽樣讀取檢驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取恢復(fù)措施，并根據(jù)軟硬件升級(jí)換代情況適時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行遷移作業(yè)。
第十七條 在公文處理過程中所使用的電子簽章程序能夠證明以下事項(xiàng)的，為安全的電子簽章：
（一）能夠確認(rèn)該電子簽章的簽署者的身份；
（二）能夠證實(shí)該電子簽章是簽署者獨(dú)有的；
（三）能夠證實(shí)電子簽章簽署的電子文件的內(nèi)容未被改動(dòng)。
第十八條 符合以下條件的數(shù)字簽名，為一種達(dá)到本辦法第十七條規(guī)定要求的安全的電子簽章：
（一）該數(shù)字簽名是通過數(shù)字證書中與公鑰相對(duì)應(yīng)的私鑰產(chǎn)生，并可通過公鑰加以證實(shí)的；
（二）數(shù)字證書是由依法成立的具有認(rèn)證資格的認(rèn)證機(jī)構(gòu)簽發(fā)的；
（三）該數(shù)字簽名是在數(shù)字證書有效期內(nèi)簽署的。
第十九條 為確保涉密電子文件的安全，各單位涉及國(guó)家秘密的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)必須按照《福建省涉及國(guó)家秘密的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)審批實(shí)施細(xì)則》的要求，獲得省或設(shè)區(qū)市國(guó)家保密局的審批。
第三章 電子文件的收集與積累
第二十條 電子文件的收集范圍應(yīng)是本單位在其主要職能活動(dòng)中產(chǎn)生的、具有查考利用價(jià)值的電子文件，包括相關(guān)的支持軟件和數(shù)據(jù)等。
第二十一條 當(dāng)運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行公務(wù)或事物處理過程只產(chǎn)生的電子文件時(shí)，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)應(yīng)將具有重要憑證性、依據(jù)性的電子文件適時(shí)備份存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上。記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價(jià)值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)被保留。
第二十二條 當(dāng)正式文件是紙質(zhì)的，同時(shí)文件形成部門或信息管理部門已通過計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備進(jìn)行了全文轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，確定是否保留。保存的電子文件內(nèi)容與紙質(zhì)等不同載體上所保存文件內(nèi)容相同時(shí)，應(yīng)在彼此之間建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。
第二十三條 對(duì)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時(shí)無法確定其保管責(zé)任而不能適時(shí)進(jìn)行邏輯歸檔的電子文件，需采取捕獲措施，集中存儲(chǔ)在符合安全要求的電子文件暫存存儲(chǔ)器中，以防散失。
第二十四條 不同類型電子文件的收集要求：
（一）采用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，包括：文字文件、表格文件等，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具等，必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件。對(duì)特別重要的文件，其歷次修改稿如都有必要保存時(shí)，每一稿應(yīng)以不同的標(biāo)識(shí)區(qū)別。定稿電子文件其標(biāo)識(shí)應(yīng)以正式文件文號(hào)注明。收集重點(diǎn)是定稿電子文件和正式電子文件。
文字型電子文件以XML文檔和RTF、TXT為通用文件格式，一般不宜采用DOC、WPS、S2、PUB等其他格式作為永久保存格式。
（二）使用數(shù)字設(shè)備采集或制作而獲得的圖像電子文件，如采用非通用文件格式，收集時(shí)應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用文件格式。如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一起收集。
圖像電子文件以JPEG、TIFF為通用文件格式。
（三）采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（CAD）或繪圖中產(chǎn)生的圖形電子文件（如設(shè)計(jì)模型、圖紙、圖畫等）。收集時(shí)應(yīng)注明軟硬件環(huán)境和各種相關(guān)數(shù)據(jù)。
（四）用視頻設(shè)備獲得并經(jīng)計(jì)算機(jī)處理的動(dòng)態(tài)影像文件，收集其壓縮計(jì)算方法和相關(guān)軟件，并應(yīng)注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。影像數(shù)據(jù)以MPEG、AVI為通用文件格式。
（五）用數(shù)字音頻設(shè)備獲得的聲音文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和相關(guān)軟件，并注意收集其非通用格式的相關(guān)軟件。
音頻電子文件以WAV、MP3為通用文件格式。
（六）用多媒體設(shè)備獲得的以及用超媒體鏈接技術(shù)制作的多媒體文件，收集時(shí)應(yīng)保證參數(shù)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)完整。并應(yīng)注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。多媒體音像數(shù)據(jù)以MPEG、AVI為通用文件格式。
（七）用計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理形成的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)文件等，應(yīng)與電子文件一同收集。應(yīng)能夠以ＤＢＦ文件格式或通過XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換
（八）對(duì)描述電子文件產(chǎn)生及運(yùn)行過程中說明各種數(shù)據(jù)關(guān)系及結(jié)構(gòu)的元數(shù)據(jù)文件。應(yīng)注意與電子文件一同收集。
（九）使用計(jì)算機(jī)或在某一軟件平臺(tái)上開發(fā)的系統(tǒng)軟件、支撐軟件和應(yīng)用軟件以及軟件的版本等計(jì)算機(jī)程序。應(yīng)注意與在此平臺(tái)上產(chǎn)生的電子文件一同收集。
第二十五條 對(duì)通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說明資料等。對(duì)專用軟件產(chǎn)生的電子文件，原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件如不能轉(zhuǎn)換，則收集時(shí)必須連同專用軟件一并收集。
第二十六條 對(duì)套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進(jìn)行存儲(chǔ)，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。
第二十七條 每份電子文件均需在《電子文件登記表》中登記，《電子文件登記表》應(yīng)與電子文件同時(shí)保存。《電子文件登記表》如果制成電子表格，應(yīng)與電子文件一同保存。永久保存的電子表格應(yīng)附有紙質(zhì)等拷貝件，并與相應(yīng)的電子文件拷貝一起保存。
第二十八條 以往形成的電子文件如存在結(jié)構(gòu)信息、背景信息、元數(shù)據(jù)不完整或存儲(chǔ)載體不符合要求的，應(yīng)按電子文件完整性和有效性的要求及時(shí)采取補(bǔ)救措施。如無法達(dá)到規(guī)定要求又不具備遷移條件的，應(yīng)采取有效措施保持現(xiàn)狀，并及時(shí)向檔案機(jī)構(gòu)移交。
第二十九條 電子文件稿本代碼：M—草稿性電子文件；U—非正式電子文件；F—正式電子文件。
第三十條 電子文件類別代碼：T—文本文件；I—圖像文件；G—圖形文件；V—影像文件；A—聲音文件；O—超媒體鏈接文件；P—計(jì)算機(jī)程序；D—數(shù)據(jù)文件。
第四章 電子文件的歸檔方式及要求
第三十一條 電子文件的歸檔范圍按照國(guó)家檔案局制定的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的支持軟件與相關(guān)的背景信息和元數(shù)據(jù)，以保證歸檔電子的完整性。
第三十二條 電子文件的保管期限和秘密等級(jí)劃分，應(yīng)參照國(guó)家檔案局制定的《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《福建省定密工作程序規(guī)定》執(zhí)行。電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)當(dāng)與內(nèi)容信息的保管期限一致。應(yīng)在電子文件的機(jī)讀目錄上逐件標(biāo)注保管期限和涉密文件的標(biāo)識(shí)。
第三十三條 電子文件形成單位在內(nèi)部局域網(wǎng)或系統(tǒng)專用網(wǎng)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中設(shè)置了鑒定工作的程序與實(shí)時(shí)邏輯歸檔功能的，其鑒定工作可由系統(tǒng)自動(dòng)完成。
第三十四條 對(duì)不具備實(shí)時(shí)邏輯歸檔的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，或采用單臺(tái)計(jì)算機(jī)管理文件的，在電子文件歸檔前應(yīng)進(jìn)行鑒定，由文件形成部門或信息管理部門按照規(guī)定的項(xiàng)目對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性進(jìn)行檢驗(yàn)及確定密級(jí)、歸檔范圍和劃定保管期限，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見，檢驗(yàn)和審核結(jié)果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》。
如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性和完整性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收部門。
第三十五條 進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)。其內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無受到計(jì)算機(jī)病毒感染等。對(duì)存儲(chǔ)在光盤、磁盤、磁帶等介質(zhì)中的電子文件檢查并清除計(jì)算機(jī)病毒，并注明是否已經(jīng)過查毒和殺毒處理。檔案機(jī)構(gòu)不應(yīng)接收含有計(jì)算機(jī)Y2K問題或其它隱患的電子文件。
第三十六條 電子文件形成部門或信息管理部門可采用邏輯歸檔和物理歸檔二種方式，將符合歸檔條件的電子文件移交至檔案機(jī)構(gòu)。邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行。物理歸檔可按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成，或根據(jù)具體情況另行規(guī)定。歸檔時(shí)，應(yīng)充分考慮電子文件的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等技術(shù)因素。
第三十七條 具有穩(wěn)定、可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和嚴(yán)密安全管理措施以及對(duì)內(nèi)容重要的電子文件實(shí)行制作紙質(zhì)拷貝件的單位可實(shí)行邏輯歸檔，電子文件邏輯歸檔按照歸檔鑒定標(biāo)識(shí)進(jìn)行，其歸檔工作，除存儲(chǔ)格式和位置暫時(shí)保持不變外，其他均應(yīng)參照國(guó)家關(guān)于文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
基本要求：
（一）檔案人員應(yīng)會(huì)同計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理人員設(shè)定查詢歸檔電子文件的權(quán)限。
（二）電子文件歸檔操作由具體經(jīng)辦人完成，辦理完畢的歸檔電子文件要注明一定的標(biāo)識(shí)。
（三）系統(tǒng)管理人員應(yīng)在指定的服務(wù)器上設(shè)立存放歸檔電子文件的物理地址，該服務(wù)器必須采取磁盤鏡像備份措施。
（四）如有電子文件產(chǎn)生及運(yùn)行過程的元數(shù)據(jù)文件，則應(yīng)將數(shù)據(jù)文件與歸檔電子文件一起保存。
（五）檔案機(jī)構(gòu)具有對(duì)文檔數(shù)據(jù)庫的管理權(quán)。
（六）應(yīng)定期將歸檔電子文件備份至能夠脫機(jī)保存的載體中。
第三十八條 使用計(jì)算機(jī)單機(jī)進(jìn)行文件處理，或計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)信息管理系統(tǒng)功能達(dá)不到邏輯歸檔要求的單位，其電子文件的歸檔采用物理歸檔方式。
基本要求：
（一）檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)與文件形成部門或信息管理部門一起制定電子文件物理歸檔方案。
（二）文件形成部門或信息管理部門根據(jù)歸檔方案，在電子文件產(chǎn)生時(shí)做出相應(yīng)的歸檔標(biāo)記。
（三）應(yīng)隨時(shí)在相應(yīng)辦文處理箋上記錄經(jīng)辦過程中的情況。
（四）辦理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)進(jìn)行物理歸檔。
第三十九條 應(yīng)將電子檔案復(fù)制至耐久性的載體上，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作。涉密電子文件應(yīng)按要求單獨(dú)存儲(chǔ)在可靠的載體上，并做好相應(yīng)的標(biāo)識(shí)。特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的瀏覽軟件。
第四十條 電子檔案的存儲(chǔ)載體類型按優(yōu)先順序依次推薦為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等介質(zhì)。禁止使用軟磁盤作為電子檔案長(zhǎng)期保存的載體。
第四十一條 存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、類別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。
第四十二條 將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔，并附《歸檔電子文件登記表》。需要長(zhǎng)期保存的電子文件，應(yīng)將相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上。
第四十三條 歸檔完畢后，應(yīng)建立檢索目錄，電子文件形成部門或信息管理部門應(yīng)及時(shí)清理網(wǎng)上的復(fù)制件，并將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。
第四十四條 歸檔電子文件的整理按照《福建省歸檔文件整理細(xì)則》的要求進(jìn)行。將帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件進(jìn)行分類。同一全宗內(nèi)的電子文件分類方案應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。
第四十五條 按電子文件類別代碼分別相對(duì)組織存儲(chǔ)載體。
第四十六條 在國(guó)家頒布電子文件著錄標(biāo)準(zhǔn)之前，歸檔電子文件應(yīng)按照《電子文件登記表》的項(xiàng)目進(jìn)行著錄，并將著錄結(jié)果制成機(jī)讀目錄和紙質(zhì)目錄。
第五章 電子檔案的保管與利用
第四十七條 電子檔案的保管應(yīng)符合國(guó)家檔案局《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》的要求，應(yīng)采用專門的保護(hù)設(shè)備和保護(hù)技術(shù)措施。存儲(chǔ)電子檔案的載體應(yīng)作防寫處理；避免擦、劃、觸摸記錄涂層；單片載體應(yīng)裝盒豎立存放，避免擠壓；載體應(yīng)存放在防光、防塵、防磁、防有害氣體的裝具中，應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體相隔離；環(huán)境溫度控制在17℃—20℃，相對(duì)濕度控制在35％—45％。重要的電子文件必需備份三套，異庫異地保管。
第四十八條 各單位檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)保存的電子檔案進(jìn)行抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，磁性載體每滿2年，光盤每滿4年進(jìn)行一次抽檢，抽檢率不低于10％，并將檢驗(yàn)結(jié)果填入《電子檔案管理登記表》。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。磁性載體上的電子檔案，應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。
第四十九條 各單位檔案機(jī)構(gòu)每年均應(yīng)對(duì)電子檔案的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)擴(kuò)充或系統(tǒng)設(shè)備更新，應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新系統(tǒng)、新設(shè)備的兼容性。如不兼容，應(yīng)及時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行遷移操作。
第五十條 對(duì)庫存電子檔案進(jìn)行遷移操作前，應(yīng)制定嚴(yán)密的遷移操作計(jì)劃。庫存電子檔案必須在完整、準(zhǔn)確和有保障的前提下進(jìn)行更新復(fù)制。復(fù)制或補(bǔ)救新版后，原舊版或有問題的載體仍需保存3年。檔案人員應(yīng)參與遷移工作，并填寫《電子檔案遷移登記表》。
第五十一條 電子檔案的利用應(yīng)注意以下事項(xiàng)：
（一）封存的電子檔案載體不得外借使用，利用時(shí)使用拷貝件；
（二）應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)利用具有保密要求的電子檔案時(shí)，必須符合國(guó)家或有關(guān)部門的保密規(guī)定；
（三）查閱或復(fù)制應(yīng)在權(quán)限規(guī)定的范圍之內(nèi)，未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或人員不得擅自復(fù)制電子文件。
第五十二條 電子檔案的鑒定銷毀應(yīng)參照國(guó)家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，必須在辦理審批手續(xù)后實(shí)施。銷毀前應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，指定監(jiān)銷人，并確保信息徹底銷毀。屬于保密范圍的電子檔案，如信息存儲(chǔ)在不可擦除的載體上，應(yīng)當(dāng)采用物理或化學(xué)的方法連同存儲(chǔ)載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。
第六章 電子檔案的移交與接收
第五十三條 各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)單位應(yīng)適時(shí)將形成時(shí)間已滿5年的，屬永久保管的電子檔案移交至同級(jí)國(guó)家綜合檔案館，進(jìn)行集中保管。如保管條件達(dá)不到要求的單位，或有其它特殊情況，經(jīng)檔案行政管理部門同意，可提前移交。
第五十四條 電子檔案的移交與接收，可采用“在線與離線”兩種方式進(jìn)行，各單位可根據(jù)實(shí)際情況選擇確定移交與接收的方式。文件形成單位如要在網(wǎng)絡(luò)上移交電子檔案時(shí)，應(yīng)在政府專用網(wǎng)的電子公文交換平臺(tái)上進(jìn)行，并要履行相應(yīng)的交接手續(xù)。
第五十五條 文件形成單位在移交電子檔案之前，應(yīng)對(duì)涉及國(guó)家秘密的文件進(jìn)行審核，對(duì)需要變更密級(jí)和解密的文件，應(yīng)按照《福建省定密工作程序規(guī)定》第三章“變更密級(jí)和解密”的有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行變更密級(jí)和解密工作。對(duì)需要繼續(xù)保密的文件，應(yīng)明確文件的解密日期。
第五十六條 文件形成單位在移交電子檔案之前，移交方與接收方均應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備移交或接收的每套電子檔案載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到100％時(shí)方可進(jìn)行交接。
第五十七條 文件形成單位在進(jìn)行離線移交電子檔案時(shí)，應(yīng)做到存儲(chǔ)載體外觀完好、整潔無損；數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、編目規(guī)范；記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項(xiàng)目與登記一致，手續(xù)完備；無計(jì)算機(jī)病毒。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性和完整性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。
第五十八條 國(guó)家綜合檔案館在接收電子檔案時(shí)，應(yīng)核實(shí)電子檔案真實(shí)性、完整性、有效性的檢驗(yàn)記錄及審核手續(xù)。核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全。對(duì)特殊格式的電子檔案，應(yīng)核實(shí)其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊(cè)等是否完整。
第五十九條 國(guó)家綜合檔案館在接收電子檔案時(shí)應(yīng)按照要求及檢驗(yàn)項(xiàng)目對(duì)電子檔案逐一驗(yàn)收。檢驗(yàn)不合格的，應(yīng)退回形成單位重新制作，并再次對(duì)其進(jìn)行檢驗(yàn)，履行移交手續(xù)。
第六十條 國(guó)家綜合檔案館驗(yàn)收合格，完成《電子檔案移交、接收檢驗(yàn)登記表》填寫、簽字、蓋章環(huán)節(jié)。登記表一式二份，一份交電子文件形成單位，一份由檔案館自存。
第六十一條 撤并單位的電子檔案應(yīng)按規(guī)定向接管單位或同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。
第七章 附 則
第六十二條 各單位可參照本辦法制訂實(shí)施的具體辦法，并報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門核準(zhǔn)后方可實(shí)施。
第六十三條 國(guó)家綜合檔案館對(duì)電子檔案的接收、保管與利用另行規(guī)定。
第六十四條 本辦法由福建省檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第六十五條 本辦法自公布之日起執(zhí)行。
中共福建省委辦公廳
福建省人民政府辦公廳
二〇〇三年五月六日