泉州師范學院聲像檔案管理細則
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作者：陳奭琛發(fā)布時間：2017-11-27點擊數(shù)：
第一章 總 則
第一條 高校聲像檔案是指單位或個人在教學、科研、管理等活動中，通過攝錄或掃描形成的具有保存價值的照片、圖像、錄像帶、錄音帶、唱片、光盤片、磁盤、縮微片、幻燈片等。聲像檔案具有生動形象的特點，可為教學、科研、管理提供生動形象的依據(jù)和憑證。聲像檔案同其它載體檔案一樣，也是高校各項活動的真實歷史記錄，是學校的寶貴財富。
第二條 為建立健全我校聲像檔案，更好地開發(fā)利用聲像檔案信息資源，發(fā)揮聲像檔案在我校各項活動中的重要作用，現(xiàn)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家教育委員會頒布《照片檔案管理規(guī)范》，結(jié)合我校實際，制定本細則。
第二章 聲像檔案的形成與歸檔
第三條 聲像檔案工作實行集中統(tǒng)一管理的原則。為了保證聲像檔案的完整與安全，豐富我校檔案館館藏。全校凡有形成和產(chǎn)生聲像檔案的單位，均應按檔案館的統(tǒng)一規(guī)定和要求，做好聲像檔案的收集、整理、歸檔工作。形成的聲像檔案經(jīng)整理立卷后，應及時或分階段向校檔案館移交。
第四條 形成的聲像檔案應能較好地反映客觀事實、突出重點。傳統(tǒng)的機械相機拍攝的照片，照片和底片應同時歸檔。用數(shù)碼相機、掃描儀等電子設備獲得的靜態(tài)圖像，收集時應將其轉(zhuǎn)換為JPEG、TIFF通用文件格式，除將靜態(tài)圖像文件歸檔外，還應洗印相應的實體照片歸檔。用數(shù)碼攝像機、視頻采集卡等視頻設備獲得的動態(tài)影像文件，收集時應將其轉(zhuǎn)換為MPEG、AVI通用文件格式。用音頻電子設備獲得的聲音文件，收集時應將其轉(zhuǎn)換為WAV、MP3通用文件格式。歸檔的照片、圖像、視頻、音頻等文件，都要附以文字說明。文字說明的內(nèi)容包括：事由、時間、地點、人物、背景、拍攝者等六要素。
第五條 凡需要歸檔的聲像檔案材料，都應該做到載體質(zhì)量優(yōu)良，不用劣質(zhì)、殘破、性能低下的錄音磁帶、錄像磁帶、光盤片。歸檔的照片、影像、聲音應清晰，并能反映事件主要內(nèi)容和真實面貌。文字說明應做到字跡工整，表述準確、簡練。
第六條 檔案館有責任指導和檢查各單位的聲像材料的形成、收集、整理、歸檔工作。各形成部門必須接受檔案部門的指導、檢查和監(jiān)督。
第七條 聲像檔案的歸檔范圍
一、名人類：包括學校歷屆校領導、著名教授以及國內(nèi)外具有一定影響的知名人士的照片、錄音、錄像。收集標準：1.近期2寸標準照片一張。2.近期5—6寸工作照片一至二張。3.能反映其一生不同年代的所產(chǎn)生的具有代表性的照片，張數(shù)不限。譬如：從學生時代到從事教學、科研、黨政管理工作、參加具有一定影響的學術會議以及其它重要會議等等。4.家庭生活照片。5.重要的錄音、錄像材料。
二、中央、省、市領導同志來我校視察、檢查和指導工作的照片、錄音、錄像。
三、學校召開的各類代表大會及重要會議，如：黨代會、教代會、職代會、校慶活動、英模報告會、先進集體和個人表彰大會、運動會、文藝演出會、各種紀念日慶?；顒右约皞鬟_全國性重要會議的照片、錄像、錄音。
四、由學校主辦、承辦的各種重要的教學、科研、管理類會議以及各項活動，由本校主持召開的全國性、國際性的各種學術會議的照片、錄像、錄音等。
五、外事活動的照片、錄像和錄音。包括各種國外代表團來訪、外籍人員來?；顒?，授予外國專家、學者名譽教授、客座教授、名譽顧問稱號以及參觀、座談、交流、講學、演出、聯(lián)歡等各種活動的照片、錄像、錄音等。
六、具有一定影響的大學生、研究生論文答辯會，學生的重要活動和社會實踐活動，先進事跡，獎學金發(fā)放儀式，新生開學典禮、畢業(yè)生畢業(yè)典禮、歷屆畢業(yè)生合影等照片、錄像和錄音。
七、民主黨派和校友會重要活動的照片、錄像和錄音。
八、學校各種展覽、陳列的照片、錄像。
九、反映學校不同歷史時期變化、發(fā)展的校景和基建照片、錄像。（每一個主樓、校園內(nèi)主要景色應列入攝制范圍；基建項目拍攝的照片應包括：開工前的原景和場地，招標會議和活動，平整土地、奠基破土儀式以及建造過程中的重要環(huán)節(jié)直至竣工驗收。）
十、反映學校不同歷史時期的教學、科研、服務社會、文化傳承創(chuàng)新、外事等重要活動的照片、錄像、錄音。
十一、獎狀照片。指獲國家級、部、省、市級以上的各種獎狀、獎品、證章、證書。
第八條 歸檔手續(xù)及時間
根據(jù)我校聲像檔案形成的具體情況和工作性質(zhì)，采取歸口收集、整理、移交的辦法。
各二級學院、機關各部門應根據(jù)聲像檔案的歸檔范圍，收集、移交本單位有關的照片、錄像、錄音等。歸檔時必須填寫檔案交接清單，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。
歸檔時間：次年3月底前完成。
第三章 聲像檔案的管理和利用
第九條 檔案館從事聲像管理的工作人員，應將本館形成的以及各單位歸檔的聲像檔案，分門別類，進行加工整理、登記、編目，實行統(tǒng)一管理。
第十條 檔案館應了解學校黨政管理、教學、科研、后勤管理等活動對聲像檔案的需要，編制方便利用的檢索工具和指南。
第十一條 做好聲像檔案的保護。由于聲像檔案的載體與其它檔案的載體不同，在聲像檔案管理過程中，應根據(jù)聲像檔案載體的化學成分、物理性能等特點，進行科學的管理。庫房溫濕度應控制在最適合的范圍內(nèi)，并重點采用防塵、防霉、防磁、防光、防火、防蛀等保護措施。
第十二條 本校各單位、教職工因工作需要借閱聲像檔案，應持本單位的證明和個人證件，方可借閱（借閱本人的聲像檔案只需出示本人證件）。借閱必須辦理登記手續(xù)，所有的聲像檔案一律不得借出檔案館，需要借出者必須經(jīng)檔案館領導同意。借閱者所選用的聲像檔案，由檔案館聲像技術室負責洗印、翻印、掃描或翻錄，利用者要承擔成本費用。借閱人員要保持聲像檔案的完整、整潔、清晰。損壞者視檔案的價值加倍償還，并追究其責任。歸還時檔案館聲像檔案管理人員必須進行檢查驗收并當面注銷。
第十三條 校外單位借閱聲像檔案，必須持有正式介紹信和個人證件，經(jīng)檔案館領導同意后，方可借閱。
第十四條 檔案館聲像檔案工作者，應定期檢查聲像檔案，對破損的聲像檔案，應及時修復和復制，保證聲像檔案的完好。
第十五條 聲像檔案不僅具有現(xiàn)實意義，還具有重要的歷史意義。對聲像檔案的鑒定和銷毀，應持慎重態(tài)度，原則上不能銷毀。確需銷毀的，應經(jīng)檔案館同意，并報學校批準。
第四章 聲像檔案管理人員
第十六條 聲像檔案管理人員，必須努力學習專業(yè)理論知識，有較高的政治思想水平，有保密意識，具有聲像檔案專業(yè)知識和有關科學技術知識、藝術鑒賞能力。
第十七條 聲像檔案管理人員應熱愛本職工作，具有高度的工作責任心，視檔案為己命。積極主動地宣傳聲像的作用和意義，刻苦鉆研聲像技術和聲像保護技術，并編制各種檢索工具，為提供利用創(chuàng)造良好的條件。
第十八條 聲像檔案管理人員必須具有良好的服務態(tài)度，全心全意的為利用者服務。
（2014年6月）