泉州師院實(shí)物檔案管理辦法
作者：發(fā)布時(shí)間：2017-11-27點(diǎn)擊數(shù)：688
作者：陳奭琛發(fā)布時(shí)間：2017-11-27點(diǎn)擊數(shù)：
第一章 總 則
第一條 為加強(qiáng)學(xué)校實(shí)物類檔案（以下簡(jiǎn)稱實(shí)物檔案）的管理，更有效地保護(hù)和利用檔案資源，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《福建省國(guó)家檔案館管理辦法》，結(jié)合學(xué)校具體情況，特制訂本辦法。
第二條 本辦法所稱實(shí)物檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，是指我校師生在教學(xué)、科研、管理、對(duì)外服務(wù)及社會(huì)交往等活動(dòng)中形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有珍藏和利用價(jià)值的特定物品。
第三條 實(shí)物檔案具有重要的參考價(jià)值和憑證作用，以及良好的社會(huì)教育功能，可直接反映學(xué)校的發(fā)展和各項(xiàng)工作的業(yè)績(jī)。為保證全校實(shí)物檔案的安全與完整、展示與利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，實(shí)物檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
第四條 檔案館負(fù)責(zé)全校各類實(shí)物的收集歸檔和統(tǒng)一管理，各單位有責(zé)任和義務(wù)協(xié)助做好各類實(shí)物的收集和歸檔工作。
第二章 歸檔范圍和保管期限
第五條 歸檔范圍
（一）獎(jiǎng)品實(shí)物：本校在各項(xiàng)活動(dòng)中獲得的省級(jí)以上（含省級(jí)）頒發(fā)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)牌和證書、錦旗、榮譽(yù)冊(cè)、光榮冊(cè)等。
（二）各個(gè)時(shí)期標(biāo)志性實(shí)物：如校牌、校旗、?；?、印章、匾額、碑石（文）或帶有校史印記的物品等。
（三）印信實(shí)物：機(jī)構(gòu)變更或撤消、合并失效的印章，包括鋼印、銅印、膠印、木印等經(jīng)公安機(jī)關(guān)審批后制作的印章。
（四）名人字畫實(shí)物：中央、省、市各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及社會(huì)知名人士為學(xué)校所寫的題詞和字畫等。
（五）本校與國(guó)內(nèi)外開展各類交流或重要活動(dòng)中的往來(lái)禮品、贈(zèng)品、字畫，以及特制的紀(jì)念盤、紀(jì)念章、紀(jì)念幣等。
（六）中外校友、友人贈(zèng)給學(xué)校的各種具有保存價(jià)值的物品，包括校慶接收的各類紀(jì)念物品等。
（七）其他有史料價(jià)值的實(shí)物等。
第六條 實(shí)物檔案的保管期限均屬永久保存。
第三章 歸檔要求
第七條 凡外單位或個(gè)人贈(zèng)予學(xué)?；?qū)W院的歸檔范圍內(nèi)的實(shí)物，接收單位均須登記造冊(cè)，定期歸檔。
第八條 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)?；顒?dòng)產(chǎn)生的實(shí)物由辦公室歸檔，校友贈(zèng)予學(xué)校的實(shí)物由校友會(huì)歸檔，外事活動(dòng)產(chǎn)生的實(shí)物由外事辦歸檔，其它各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)物由各單位負(fù)責(zé)歸檔。
第九條 歸檔實(shí)物應(yīng)附清單和說(shuō)明，包括主題、時(shí)間、地點(diǎn)、事由、贈(zèng)送人、接收人、名稱等。
第十條 歸檔的實(shí)物要保持整潔、無(wú)污染、無(wú)破損。
第四章 歸檔時(shí)間和移交手續(xù)
第十一條 應(yīng)歸檔的實(shí)物須在接收后的翌年六月底之前向檔案館移交。由于特殊原因，確需保留在本部門一段時(shí)間的，可按程序辦理移交后，再辦理借用手續(xù)。
第十二條 不在本歸檔范圍內(nèi)，但有保留價(jià)值、且能反映學(xué)校發(fā)展歷程，或反映名人個(gè)人并記載校史活動(dòng)的重要實(shí)物，可隨時(shí)移交檔案館。
第十三條 移交實(shí)物時(shí)，歸檔單位應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)編制目錄，打印《檔案移交案卷目錄》一式兩份，交接雙方簽字各存一份備查。
第五章 檔案保管
第十四條 實(shí)物檔案須專人、專庫(kù)、專柜陳列保管。
第十五條 及時(shí)對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化和信息化處理。
第十六條 分類編目。實(shí)物檔案作為學(xué)校檔案實(shí)體分類中的一個(gè)獨(dú)立門類，以“件”為單位編檔號(hào)，其檔號(hào)主要按“年度號(hào)+實(shí)物檔案分類號(hào)+保管單位號(hào)”依次編制，并按載體、類別進(jìn)行分類排列。
第十七條 制作對(duì)應(yīng)的實(shí)體標(biāo)牌和標(biāo)簽，內(nèi)容主要包括檔號(hào)、名稱、頒（贈(zèng)）時(shí)間或單位、個(gè)人、內(nèi)容說(shuō)明等。
第十八條 做好專庫(kù)和專柜的安全防范工作，應(yīng)配置防火、防盜、防光等設(shè)施；保持專柜的整潔，定期除塵，防潮、防蟲、防污染等工作。
第十九條 對(duì)形狀、質(zhì)地特殊或本單位需求而不能移交的實(shí)物檔案，經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)同意，由檔案館統(tǒng)一登記編號(hào)，發(fā)生或形成部門存放。另選場(chǎng)所存放的，需向檔案館提交實(shí)物檔案的電子照片。
第六章 檔案利用
第二十條 檔案館建立實(shí)物檔案管理和利用制度，編制實(shí)物檔案檢索工具，以便提供查詢和利用。
第二十一條 提供利用的方式主要包括閱覽、復(fù)制、摘錄、拍照、展示、陳列等；原則上只針對(duì)單位利用，如特殊情況需借用的，須開具介紹信，由檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借用。
第二十二條 檔案館負(fù)責(zé)實(shí)物檔案收藏和利用，校史館負(fù)責(zé)實(shí)物檔案的展覽和展示，功能互補(bǔ)和資源共享，校史館需要成批和分類借出陳列時(shí)，經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可辦理。
第二十三條 凡借出實(shí)物檔案的，須嚴(yán)格辦理登記手續(xù)，并按期歸還。
第七章 獎(jiǎng)勵(lì)與處罰
第二十四條 對(duì)以單位或個(gè)人捐贈(zèng)的具保存價(jià)值的實(shí)物檔案，或在實(shí)物檔案工作中做出突出貢獻(xiàn)的集體或個(gè)人，學(xué)校分別給予頒發(fā)“捐贈(zèng)檔案榮譽(yù)證書”或給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。
第二十五條 實(shí)物檔案是學(xué)校的寶貴財(cái)產(chǎn)，人為因素造成檔案缺失或損壞的，或未按規(guī)定向檔案館移交的，或?qū)?shí)物檔案變?yōu)椴块T或個(gè)人所有的，學(xué)校將追究有關(guān)單位和個(gè)人的責(zé)任，并根據(jù)《檔案法》相關(guān)條款給予相應(yīng)的處罰。
第八章 附 則
第二十六條 本辦法由校檔案館負(fù)責(zé)解釋。
第二十七條 本辦法自2016年1月1日起實(shí)行，凡學(xué)校之前頒布的規(guī)章與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。