泉州師院電子文件歸檔與電子檔案管理辦法
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作者：陳奭琛發(fā)布時間：2017-11-27點擊數(shù)：
第一章 總 則
第一條 為加強(qiáng)我校開展辦公自動化過程中所產(chǎn)生電子文件與電子檔案的管理工作，保障我校電子檔案的真實性、完整性、有效性和安全性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《福建省檔案條例》及有關(guān)政策法規(guī)，結(jié)合本校實際情況，制定本辦法。
第二條 本辦法適用于我校黨政機(jī)關(guān)、教學(xué)科研及個人在我校公務(wù)活動中產(chǎn)生的電子文件的歸檔與電子檔案的管理，校內(nèi)社會化服務(wù)實體可參照本辦法執(zhí)行。
第三條 電子文件，指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。
電子檔案指經(jīng)過鑒定，具有保存價值的已歸檔的電子文件及相關(guān)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明。
第四條 已利用計算機(jī)或計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)開展辦公自動化或電子公務(wù)的單位，應(yīng)在計算機(jī)信息管理系統(tǒng)中設(shè)置相應(yīng)的電子文件管理系統(tǒng)，此系統(tǒng)應(yīng)能對電子文件生命周期的全部管理活動實行有效的控制，實現(xiàn)電子文件的邏輯歸檔及在線管理與利用，其信息管理系統(tǒng)應(yīng)安全可靠。
第五條 使用、保存和銷毀，應(yīng)嚴(yán)格按照《中共中央保密委員會辦公室、國家保密局關(guān)于國家秘密載體保密管理的規(guī)定》執(zhí)行。校園網(wǎng)計算機(jī)信息系統(tǒng)不得從物理上直接與INTERNET聯(lián)網(wǎng)。經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)聯(lián)接專用網(wǎng)的系統(tǒng)，要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。
第六條 我校檔案工作人員負(fù)有對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔及歸檔后電子檔案的保管利用實行全過程管理與監(jiān)控的責(zé)任，保證管理工作的連續(xù)性，確保其不失真、不損毀、不丟失。
第七條 我校檔案機(jī)構(gòu)配置的計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備和應(yīng)用軟件，必須能有效讀取歸檔的電子文件。電子文件形成部門及信息管理部門應(yīng)積極協(xié)助和支持我校檔案機(jī)構(gòu)開展電子文件歸檔管理的日常監(jiān)督、指導(dǎo)及電子檔案的保管、利用等項工作。電子文件形成單位的負(fù)責(zé)人對電子檔案的真實、完整、有效負(fù)責(zé)。
第八條 具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子檔案，如沒有紙質(zhì)等拷貝件的，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時應(yīng)同時保存文件的電子版本及相應(yīng)支持軟件、紙制版本及縮微品。電子檔案同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其它載體形式的文件時，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。
第九條 應(yīng)保證電子文件的憑證作用，在國家或我省立法機(jī)構(gòu)正式頒布有關(guān)電子簽章的法律之前，對只有電子簽章的電子文件，歸檔時應(yīng)附加有法律效力的非電子簽章。
第二章 電子文件真實性、完整性和有效性保證
第十條 學(xué)校應(yīng)從制度上和技術(shù)上針對自然災(zāi)害、突發(fā)事件、非法訪問、非法操作、人為破壞、計算機(jī)病毒等，采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相符的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證、數(shù)據(jù)安全保證、操作安全保證、身份識別方法等防范對策。
第十一條 為保證電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)范，各部門應(yīng)從電子文件形成開始不間斷地對有關(guān)處理操作進(jìn)行管理登記。使用單臺計算機(jī)處理公務(wù)的單位，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆椒ㄗ龊孟鄳?yīng)的管理登記。此管理登記應(yīng)是不間斷的，并應(yīng)保存系統(tǒng)的管理記錄。
登記處理過程中相互銜接的各類責(zé)任者。如文件起草者、修改者、審核者、簽發(fā)者等。
登記處理過程中的各類操作者。如文件打字者、發(fā)文者、收文者、存儲管理者等。
登記處理過程中產(chǎn)生的責(zé)任憑證信息。如批示、簽名、印章、代碼等。
登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標(biāo)識。
第十二條 為保證電子文件的真實性，文件形成單位應(yīng)在計算機(jī)系統(tǒng)中設(shè)置安全防護(hù)技術(shù)措施。
建立對電子文件操作者的身份識別與權(quán)限控制，防止他人非法侵入。
設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設(shè)備、項目、內(nèi)容等。
對電子文件采用可靠的防錯和防調(diào)換的標(biāo)記。
對電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。
第十三條 為保證電子文件的完整性，文件形成部門應(yīng)建立電子文件完整性管理制度，并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和原始數(shù)據(jù)。
（一）開列屬于歸檔范圍相關(guān)的電子文件表單，通過采用信息管理系統(tǒng)功能和人工監(jiān)控相結(jié)合的方式，將具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件收集齊全。
（二）建立相應(yīng)的制度，對在不同系統(tǒng)中分散形成的、不同媒體的，或通過非正式渠道傳遞的具有內(nèi)容相關(guān)性的電子文件收集和捕獲。
第十四條 為保證電子文件的有效性，文件形成單位應(yīng)建立電子文件有效性管理制度，并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施。
根據(jù)電子文件的類型和特點注明文件格式、軟硬件環(huán)境、相關(guān)的數(shù)據(jù)及參數(shù)等。對采用通用軟件或?qū)Ｓ密浖a(chǎn)生的電子文件收集歸檔要求，應(yīng)按照本規(guī)定的第二十一、二十二條執(zhí)行。
對于加密電子文件，應(yīng)解密后再收集歸檔，確實需要以加密方式保存的，應(yīng)將其解密程序同時歸檔。
定期對脫機(jī)保管的電子文件進(jìn)行抽樣讀取檢驗，發(fā)現(xiàn)問題及時采取恢復(fù)措施，并根據(jù)軟硬件升級換代情況適時對電子文件進(jìn)行遷移作業(yè)。
第十五條 在公文處理過程中使用的電子簽章程序能夠證明以下事項的，為安全的電子簽章：
能夠確認(rèn)該電子簽章的簽署者的身份；
能夠證明電子簽章是簽署者獨有的；
能夠證實電子簽章簽署的電子文件的內(nèi)容未被改動。
第十六條 符合以下條件的數(shù)字簽名，為一種達(dá)到本辦法第十五條規(guī)定的安全的電子簽章：
該數(shù)字簽名是通過數(shù)字證書中與公鑰相對應(yīng)的產(chǎn)生，并可通過公鑰加以證實的；
數(shù)字證書是由依法成立的具有認(rèn)證資格的機(jī)構(gòu)簽發(fā)的；
該數(shù)字簽名是數(shù)字證書有效期內(nèi)簽署的。
第十七條 為確保涉密電子文件的安全，各部門涉及國家機(jī)密的計算機(jī)信息系統(tǒng)必須按照《福建省涉及國家機(jī)密的計算機(jī)信息系統(tǒng)審批實施細(xì)則》的要求，獲得省或設(shè)區(qū)市國家保密局的審批。
第三章 電子文件的收集與積累
第十八條 電子文件的收集范圍應(yīng)是本部門在其主要職能活動中產(chǎn)生的、具有查考利用價值的電子文件，包括相關(guān)的支持軟件和數(shù)據(jù)等。
第十九條 當(dāng)運(yùn)用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行公務(wù)或事物處理過程產(chǎn)生的電子文件時，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動；同時應(yīng)將具有重要憑證性、依據(jù)性的電子文件適時備份存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上。記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)被保留。
第二十條 當(dāng)正式文件是紙質(zhì)的，同時文件形成部門或信息管理部門已通過計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備進(jìn)行了全文轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實際條件或需要，確定是否保留。保存的電子文件內(nèi)容與紙制等不同載體上所保存文件內(nèi)容相同時，應(yīng)在彼此之間建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。
第二十一條 對在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時無法確定其保管責(zé)任而不能適時進(jìn)行邏輯歸檔的電子文件，需采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。
第二十二條 不同類型電子文件的收集要求
（一） 用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，包括：文字文件、表格文件等，收集時應(yīng)注明文件存儲格式，文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件；對特別重要的文件，其歷次修改稿如都有必要保存時，每一稿應(yīng)以不同的標(biāo)識區(qū)別。定稿電子文件其標(biāo)識應(yīng)以正式文件文號注明。收集重點是定稿電子文件和正式電子文件。
文件型電子文件以XML`文檔和RTF、TXT為通用文件格式，一般不宜采用DOS、WPS、S2、PUB等其他格式作為永久保存格式。
（二） 使用數(shù)字設(shè)備采集或制作而獲得的圖像電子文件，如采用非通用文件格式，收集時應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用文件格式。如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一起收集。
圖像電子文件以JPEG、TIFF為通用文件格式。
（三） 采用計算機(jī)輔助設(shè)計（CAD）或繪圖中產(chǎn)生的圖形電子文件（如設(shè)計模型、圖紙、圖畫等）。收集時應(yīng)注明軟硬件環(huán)境和各種相關(guān)數(shù)據(jù)。
（四） 用視頻設(shè)備獲得并經(jīng)計算機(jī)處理的動態(tài)影象文件，收集其壓縮計算方法和相關(guān)軟件，并應(yīng)注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。
用數(shù)字影像數(shù)據(jù)以MPEG、AVI為通用文件格式
（五） 音頻設(shè)備獲得的聲音文件，收集時應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識、參數(shù)和相關(guān)軟件，并注意收集其非通用格式的相關(guān)軟件。
音頻電子文件以WAV、MP3為通用文件格式。
（六） 用多媒體設(shè)備獲得的以及用超媒體鏈接技術(shù)制作的多媒體文件，收集時應(yīng)保證參數(shù)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)完整，并應(yīng)注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。
多媒體音像數(shù)據(jù)以MPEG、AVI為通用格式。
（七）用計算機(jī)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理形成的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)文件等，應(yīng)與電子文件一同收集，應(yīng)能夠以DBF文件格式或通過XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。
（八）對描述電子文件產(chǎn)生及運(yùn)行過程中說明各種數(shù)據(jù)關(guān)系及結(jié)構(gòu)的元數(shù)據(jù)文件，應(yīng)注意與電子文件一同收集。
（九）使用計算機(jī)或在某一軟件平臺上開發(fā)的系統(tǒng)軟件、支撐軟件和應(yīng)用軟件以及軟件的版本等計算機(jī)程序，應(yīng)注意與在此平臺上產(chǎn)生的電子文件一同收集。
第二十三條 對通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時收集其軟件型號、名稱版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等；對專用軟件產(chǎn)生的電子文件，原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，則收集時必須連同專用軟件一并收集。
第二十四條 對套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進(jìn)行存儲，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。
第二十五條 每份電子文件均需在《電子文件登記表》中登記，如果制成電子表格，應(yīng)與電子文件一同保存；永久保存的電子表格應(yīng)附有紙制等拷貝件，并于相應(yīng)的電子文件拷貝一起保存。
第二十六條 以往形成的電子文件如存在結(jié)構(gòu)信息、背景信息、元數(shù)據(jù)不完整或存儲載體不符合要求的，應(yīng)按電子文件完整性和有效性的要求及時采取補(bǔ)救措施；如無法達(dá)到規(guī)定要求又不具備遷移條件的，應(yīng)采取有效措施保持現(xiàn)狀，并及時向檔案機(jī)構(gòu)移交。
第二十七條 電子文件稿本代碼：M—草稿性電子文件；U—非正式電子文件；F—正式電子文件。
第二十八條 電子文件類別代碼：T—文本文件；I—圖像文件；G—圖形文件；V—影像文件；A—聲音文件；O—超媒體鏈接文件；P—計算機(jī)程序；D—數(shù)據(jù)文件。
第四章 電子文件的歸檔方式及要求
第二十九條 電子文件的歸檔范圍按照《泉州師院各類檔案歸檔范圍》執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的支持軟件與相關(guān)的背景信息和元數(shù)據(jù)，以保證歸檔電子文件的完整性。
第三十條 電子文件的保管期限和秘密等級劃分，應(yīng)參照《泉州師院各類檔案保管期限表》和《福建省定密工作程序規(guī)定》執(zhí)行，電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)當(dāng)與內(nèi)容信息的保管期限一致，應(yīng)在電子文件的機(jī)讀目錄上逐件標(biāo)注保管期限和涉密文件的標(biāo)識。
第三十一條 電子文件形成部門在內(nèi)部局域網(wǎng)或系統(tǒng)專用網(wǎng)的辦公自動化系統(tǒng)中設(shè)置鑒定工作的程序與實時邏輯歸檔功能的，其鑒定工作可由系統(tǒng)自動完成。
第三十二條 對不具備實時邏輯歸檔（網(wǎng)上歸檔）的計算機(jī)系統(tǒng)，或采用單臺計算機(jī)管理文件的，在電子文件歸檔前應(yīng)進(jìn)行鑒定，由文件形成部門或信息管理部門按照規(guī)定的項目對電子文件的真實性、完整性、有效性進(jìn)行檢驗及確定密級、歸檔范圍和規(guī)定保管期限，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見，檢驗和審核結(jié)果填入《泉州師院歸檔電子文件移交、接受檢驗登記表》（見附錄三）。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性和完整性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給我校檔案機(jī)構(gòu)。
第三十三條 進(jìn)行電子文件歸檔工作時，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢驗。其內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無受到計算機(jī)病毒感染等；對存儲在光盤、磁盤、磁帶等介質(zhì)中的電子文件檢查并清除計算機(jī)病毒，并注明是否已經(jīng)過查毒和殺毒處理。檔案機(jī)構(gòu)不應(yīng)接收含有計算機(jī)Y2K問題或其它隱患的電子文件。
第三十四條 電子文件形成部門或信息管理部門可采用邏輯歸檔（網(wǎng)上歸檔）和物理歸檔（脫機(jī)歸檔）二重方式，將符合歸檔的電子文件移交學(xué)校檔案館。邏輯歸檔可實時進(jìn)行。物理歸檔可按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成，或根據(jù)具體情況另行規(guī)定。歸檔時，應(yīng)充分考慮電子文件的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢驗數(shù)據(jù)等技術(shù)因素。
第三十五條 具有穩(wěn)定、可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和嚴(yán)密安全管理措施以及對內(nèi)容重要的電子文件實行制作紙質(zhì)拷貝件的單位可實行邏輯歸檔，電子文件邏輯歸檔按照鑒定標(biāo)識進(jìn)行，其歸檔工作，除儲存格式和位置暫時保持不變外，其他均應(yīng)參照國家關(guān)于文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
基本要求：
（一）檔案人員應(yīng)會同計算機(jī)系統(tǒng)管理人員設(shè)定查詢歸檔電子文件的權(quán)限。
（二）電子文件歸檔操作由具體經(jīng)辦人完成，辦理完畢的歸檔電子文件要注明一定的標(biāo)識。
（三）系統(tǒng)管理人員應(yīng)在指定的服務(wù)器上設(shè)立存放歸檔電子文件的物理地址，該服務(wù)器必須采取磁盤鏡像備份措施。
（四）如有電子文件產(chǎn)生及運(yùn)行過程的元數(shù)據(jù)文件，則應(yīng)將數(shù)據(jù)文件與歸檔電子文件一起保存。
（五）檔案機(jī)構(gòu)（部門）具有對文檔數(shù)據(jù)庫的管理權(quán)。
（六）應(yīng)定期將歸檔電子文件備份至能夠脫機(jī)保存的載體中。
第三十六條 使用計算機(jī)單機(jī)進(jìn)行文件處理，校園網(wǎng)信息系統(tǒng)功能達(dá)不到邏輯歸檔要求的單位，其電子文件的歸檔采用物理歸檔方式。
基本要求：
（一）文件形成部門或信息管理部門根據(jù)歸檔方案，在電子文件產(chǎn)生時做出相應(yīng)的歸檔標(biāo)記。
（二）應(yīng)隨時在相應(yīng)辦文處理箋上記錄經(jīng)辦過程中的情況。
（三）辦理完畢的電子文件應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)進(jìn)行物理歸檔。
第三十七條 應(yīng)將電子檔案復(fù)制至耐久性的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，第3套異地保存。對于加密電子文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作。涉密電子文件應(yīng)按要求單獨儲存在可靠的載體上，并做好相應(yīng)的標(biāo)識。特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲載體中同時存有相應(yīng)的瀏覽軟件。
第三十八條 電子檔案的儲存載體類型按優(yōu)先順序依次推薦為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等介質(zhì)。禁止使用軟磁盤作為電子檔案長期保存的載體。
第三十九條 存儲電子文件的載體或裝具應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管日期、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。
第四十條 將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔，并附《泉州師院歸檔電子文件登記表》（見附錄四）。需要長期保存的電子文件，應(yīng)將相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上。歸檔電子文件應(yīng)以盤為單位填寫《泉州師院歸檔電子文件登記表》首頁（見附錄四表一），以件為單位填寫續(xù)頁（見附錄四 表二）。
第四十一條 歸檔完畢后，應(yīng)建立檢索目錄，電子文件形成部門或信息管理部門應(yīng)及時清理網(wǎng)上的復(fù)制件，并將存有歸檔前電子文件的載體保存至少一年。
第四十二條 歸檔電子文件的整理按照《福建省歸檔文件整理細(xì)則》的要求進(jìn)行。將帶有歸檔標(biāo)識的電子文件進(jìn)行分類。同一全宗內(nèi)的電子文件分類方案應(yīng)保持相對穩(wěn)定。
第四十三條 按電子文件類別代碼分別相對組織存儲載體。
第五章 電子檔案的保管與利用
第四十四條 電子檔案的保管應(yīng)符合國家檔案局《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》的要求，應(yīng)采用專門的保護(hù)技術(shù)措施。存儲電子檔案的載體應(yīng)作防寫處理；避免擦、劃、觸摸記錄涂層；單片載體應(yīng)裝盒豎立存放，避免擠壓；載體應(yīng)存放在防光、防塵、防磁、防有害氣體的裝具中，應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體相隔離；環(huán)境溫度控制在17°C——20°C，相對濕度控制在35%——45%。重要的電子文件必需備份三套，異庫異地保管。
第四十五條 我校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對保存的電子檔案進(jìn)行抽樣機(jī)讀檢驗，磁性載體每滿2年，光盤每滿4年進(jìn)行一次抽檢，抽檢率不低與10%，并將檢驗結(jié)果填入《電子檔案管理登記表》（見附錄五）。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。磁性載體上的電子檔案，應(yīng)每4 年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時保留時間不少于4年。
第四十六條 我校檔案機(jī)構(gòu)每年均應(yīng)對電子檔案的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)擴(kuò)充或系統(tǒng)設(shè)備更新，應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新系統(tǒng)、新設(shè)備的兼容性。如不兼容，應(yīng)及時對電子檔案進(jìn)行遷移操作。
第四十七條 對庫存電子檔案進(jìn)行遷移操作前，應(yīng)制定嚴(yán)密的遷移操作計劃。庫存電子檔案必須在完整、準(zhǔn)確和有保障的前提下進(jìn)行更新復(fù)制。復(fù)制或補(bǔ)救新版后，原舊版或有問題的載體仍需保存三年。檔案人員應(yīng)參與遷移工作，并填寫《泉州師院電子遷移登記表》（見附錄六）
第四十八條 電子檔案的利用應(yīng)注意以下事項：
（一）封存的電子檔案載體不得外借使用，利用時使用拷貝件；
（二）應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對利用具有保密要求的電子檔案時，必須符合國家或有關(guān)部門的保密規(guī)定；
（三）查閱或復(fù)制應(yīng)在權(quán)限規(guī)定的范圍之內(nèi)，未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或人員不得擅自復(fù)制電子文件。
第四十九條 電子檔案的鑒定銷毀應(yīng)參照國家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，必須在辦理審批手續(xù)后實施。銷毀前應(yīng)編制銷毀清冊，指定監(jiān)銷人，并確保信息徹底銷毀。屬于保密范圍的電子檔案，如果信息儲存在不可擦除的載體上，應(yīng)當(dāng)采用物理或化學(xué)的方法連同儲存體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除
第六章 檔案的移交與接收
第五十條 文件形成單位在僅僅系離線移交電子檔案時，應(yīng)做到儲存載體外觀完好、整潔無損；數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、編目規(guī)范；記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項目與登記一致，手續(xù)完備；無計算機(jī)病毒。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性和完整性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。
第五十一條 我校檔案機(jī)構(gòu)接收電子檔案時，應(yīng)核實電子檔案真實性、完整性、有效性的檢驗記錄及審核手續(xù)。核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。對特殊格式的電子檔案，應(yīng)核實其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊是否完整。
第五十二條 我校檔案機(jī)構(gòu)接收電子檔案時應(yīng)按照要求及檢驗項目對電子檔案逐一驗收。檢驗不合格的，應(yīng)退回形成單位重新制作，并再次對其進(jìn)行檢驗，履行移交手續(xù)。
第五十三條 文件形成單位在移交電子檔案之前，移交方與接收方均應(yīng)對準(zhǔn)備移交或接收的每套電子檔案載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗，合格率應(yīng)達(dá)到100%時方可進(jìn)行交接。
第五十四條 我校檔案機(jī)構(gòu)驗收合格，完成《電子檔案移交、接收檢驗登記表》（見附錄三）填寫、簽字、蓋章環(huán)節(jié)。登記表一式二份，一份交電子文件形成單位，一份由學(xué)校檔案館自存。
第五十五條 撤并單位的電子檔案應(yīng)按規(guī)定向我校檔案館移交。