泉州師院檔案管理實(shí)施細(xì)則
作者：發(fā)布時間：2017-11-29點(diǎn)擊數(shù)：959
作者：陳奭琛發(fā)布時間：2017-11-29點(diǎn)擊數(shù)：
第一章 總則
第一條 為了加強(qiáng)我校的檔案工作，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用，更好地為我校各項工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、國家教育部《高等學(xué)校檔案管理辦法》、中組部《干部檔案工作條例》、《福建省檔案條例》等法律、法規(guī)和規(guī)章，結(jié)合我校實(shí)際情況，制訂本辦法。
第二條 學(xué)校在黨政管理、教學(xué)、科研、基建、儀器設(shè)備、產(chǎn)品生產(chǎn)、外事、出版、財會等各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料及按干部管理權(quán)限管理的在校教職工個人及學(xué)生經(jīng)歷、德才表現(xiàn)的文件材料均屬學(xué)校檔案。
第三條 檔案工作是學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，也是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個重要標(biāo)志，要加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理，把檔案工作納入學(xué)校計劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入各部門和有關(guān)人員的崗位職責(zé)和年度評優(yōu)、評先考核內(nèi)容,在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項工作的同時，應(yīng)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。
第二章 檔案管理體制
第四條 學(xué)校成立檔案館，集中統(tǒng)一管理全校檔案,由一名校領(lǐng)導(dǎo)分管學(xué)校檔案工作。各部門一名負(fù)責(zé)人分管本部門的檔案工作，并設(shè)專兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的集中統(tǒng)一管理工作。
第五條 檔案館的基本任務(wù)
一、貫徹執(zhí)行國家和上級機(jī)關(guān)關(guān)于檔案工作的方針、政策、法令和規(guī)定，規(guī)劃全校檔案工作。
二、制定本校關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況。
三、負(fù)責(zé)接收（征集）、鑒定、編目、統(tǒng)計、保管、開發(fā)利用各種檔案資料。
四、參加基建工程竣工、科研成果評審鑒定和儀器設(shè)備開箱的文件材料驗(yàn)收工作。
五、編制檢索工具和編輯檔案參考資料，積極開發(fā)各種檔案信息資源。
六、負(fù)責(zé)全校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。
七、開展檔案宣傳工作和利用者教育活動，提高全校教職工的檔案意識。
八、開展檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動。
九、參加檔案信息工作的整體化建設(shè)，互相協(xié)作，進(jìn)行檔案信息交流。
第三章 檔案工作人員
第六條 檔案工作人員必須堅持四項基本原則，認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的方針政策，熱愛檔案事業(yè)，忠于職守、遵守紀(jì)律，必須經(jīng)過檔案專業(yè)課程培訓(xùn)，具備檔案管理專業(yè)知識和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，持證上崗。
第七條 檔案工作人員，按〈福建省檔案專業(yè)人員職務(wù)評聘經(jīng)?；ぷ鲗?shí)施意見〉（閩檔職改字［2006］03號），實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制。
第八條 檔案工作人員調(diào)動時，必須辦理檔案移交手續(xù)后方可離崗。
第四章 經(jīng)費(fèi)、庫房和設(shè)備
第九條 學(xué)校檔案工作所需經(jīng)費(fèi)，應(yīng)單獨(dú)立項，列入學(xué)校預(yù)算，統(tǒng)籌解決。
第十條 根據(jù)學(xué)校的發(fā)展規(guī)模，館藏檔案的增加數(shù)量及檔案現(xiàn)代化管理的需要，合理安排符合國家規(guī)范的檔案館庫房建設(shè)和設(shè)備設(shè)施。
第五章 文件材料的歸檔、移交和接收工作
第十一條 我校各部門教職工在從事教學(xué)、科研、黨政管理等職務(wù)活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的文件材料，必須按照規(guī)定向校檔案館移交，集中管理，任何單位和個人不得拒絕歸檔或占為已有。
對于個人在其非職務(wù)活動中形成的重要文件材料，校檔案館可通過征集、代管等多種形式進(jìn)行管理。對個人向檔案館捐贈檔案的，學(xué)校予以獎勵。
第十二條 我校實(shí)行部門立卷制度，即由各部門業(yè)務(wù)或文書人員根據(jù)檔案館制定的文件材料的歸檔范圍收集齊全，并按本部門文件材料的自然形成規(guī)律系統(tǒng)整理組卷，編排頁號，填寫好卷內(nèi)目錄及備考表，交部門領(lǐng)導(dǎo)審查后，向本單位兼職檔案人員移交，再由兼職檔案員向?qū)W校檔案館移交，移交時要辦好移交手續(xù)。校檔案館工作人員應(yīng)積極指導(dǎo)立卷工作。人事檔案的工作人員應(yīng)主動地與形成人事檔案材料的有關(guān)單位取得聯(lián)系，及時收集已形成的正式文件材料。
第十三條 學(xué)校對科研成果、基建工程、儀器設(shè)備開箱等鑒定或驗(yàn)收時，必須通知檔案工作人員（專、兼職檔案員均可）參加，有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)會同檔案工作人員對應(yīng)歸檔的文件材料加以審查，簽署意見。沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料的項目，不予驗(yàn)收，不予報成果，不予報銷購置經(jīng)費(fèi)。
第十四條 文件材料的歸檔范圍詳見（泉州師院各類檔案歸檔范圍及其保管期限表)。
第十五條 歸檔要求
一、歸檔材料真實(shí)、完整齊全、文字清楚，對象明確，手續(xù)完備，有形成材料的日期，需經(jīng)組織審查或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸檔，并做好鑒別真?zhèn)螜n案的工作，對偽造涂改檔案內(nèi)容的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)予以清除，并對當(dāng)事人嚴(yán)肅查處。
二、歸檔材料應(yīng)做到紙質(zhì)優(yōu)良、書寫清楚、簽署完備，一律用碳素墨水書寫。聲像檔案應(yīng)聲像清晰并用文字標(biāo)出攝像及錄音的對象、時間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。
三、干部任免、教職工工作變動后應(yīng)立即將其變動后的職務(wù)及工資情況入檔。
四、歸檔份數(shù)：
1、學(xué)校印發(fā)的正式文件一式二份，并附上底稿。
2、其他各類檔案原件一式一份，重要的一式二份。
五、電子檔案歸檔要求祥見《泉州師院電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)定》
第十六條 歸檔時間
各類檔案歸檔時間：
學(xué)籍檔案畢業(yè)生離校后一周內(nèi)歸檔，
科研項目檔案項目評審鑒定驗(yàn)收后二個月內(nèi)歸檔；
基建工程檔案工程竣工驗(yàn)收后六個月內(nèi)歸檔；
設(shè)備檔案設(shè)備開箱驗(yàn)收投入使用后二個月內(nèi)歸檔；
會計檔案形成檔案第二年5月30日前（即本部門保管一年）；
教職工檔案、學(xué)生檔案形成正式材料一個月內(nèi)（畢業(yè)生離校前須全部歸檔）歸檔；
各二級學(xué)院檔案形成檔案次年5月30日前移交案卷目錄、全引目錄，檔案原件可暫存五年后移交；
其他各類檔案：形成檔案次年5月30日前
第十七條 接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)。
第六章 檔案管理
第十八條 檔案的保管
一、每年進(jìn)行一次館藏檔案的清理核對檢查工作，做到帳物相符，對破損或變質(zhì)的檔案要及時修復(fù)或復(fù)制。
二、按《泉州師院檔案庫房管理規(guī)定》及《泉州師院檔案館安全防火規(guī)定》，做好庫房“防盜、防火、防塵、防光、防高溫、防潮濕、防霉、防蟲”工作。
第十九條 檔案鑒定與銷毀
一、根據(jù)國家檔案管理部門有關(guān)規(guī)定，編制檔案保管期限，并對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定。
二、嚴(yán)格執(zhí)行檔案鑒定銷毀制度，詳見《泉州師院檔案鑒定銷毀程序》。
三、嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定，銷毀檔案時，應(yīng)由檔案館和有關(guān)部門派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字。
四、檔案工作人員要做好鑒定、銷毀的善后工作，將銷毀的檔案從目錄中注銷，調(diào)整排放順序。
第二十條 人事檔案的轉(zhuǎn)遞
一、教職工因工作調(diào)動檔案轉(zhuǎn)出，檔案工作人員在接到調(diào)檔函后一個星期內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位，調(diào)檔函應(yīng)有人事處領(lǐng)導(dǎo)及檔案館領(lǐng)導(dǎo)簽字。
二、人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，嚴(yán)禁普通郵寄或交本人自帶。
三、轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
四、轉(zhuǎn)出的檔案按統(tǒng)一規(guī)定的《干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單》的項目詳細(xì)登記，嚴(yán)密包封。
五、接到轉(zhuǎn)遞來的檔案，經(jīng)檢查核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章立即退回發(fā)檔單位。
六、轉(zhuǎn)出的檔案逾期一個月未收到回執(zhí)的，應(yīng)發(fā)函或打電話索要，以防丟失。
第二十一條 檔案統(tǒng)計
一、檔案統(tǒng)計應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、科學(xué)。
二、每年進(jìn)行一次檔案統(tǒng)計，在次年第1個月內(nèi)完成。統(tǒng)計內(nèi)容：
1、檔案基本構(gòu)成情況，包括檔案種類、數(shù)量。
2、檔案利用情況，包括檔案利用人次、利用數(shù)量、利用效果、查全率、查準(zhǔn)率。
3、檔案庫房建設(shè)及檔案設(shè)備情況。
4、檔案工作人員（含兼職檔案員）情況。
三、按照有關(guān)規(guī)定，向所在地檔案行政管理部門和上級主管部門報送檔案工作基本情況統(tǒng)計報表。
第七章 檔案的利用與開放
第二十二條 檔案的利用與開放，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《泉州師院檔案查（借）閱暫行規(guī)定》和《泉州師院檔案保密規(guī)定》，設(shè)立專門的閱檔室，做好檔案的利用與開放工作。
第二十三條 檔案館應(yīng)編制多種切實(shí)可行的檢索工具，開展檔案的編研工作，為學(xué)校的各項工作服務(wù)。
第八章 附則
第二十四條 本辦法自頒發(fā)之日起執(zhí)行，
第二十五條 本辦法由檔案館負(fù)責(zé)解釋。