福建省歸檔文件整理細(xì)則（試行）
作者：發(fā)布時(shí)間：2018-01-08點(diǎn)擊數(shù)：974
作者：王丹娜發(fā)布時(shí)間：2018-01-08點(diǎn)擊數(shù)：
1 總 則
1.1 為了適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，規(guī)范歸檔文件的整理方法，提高工作效率，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)da/t22—2000《歸檔文件整理規(guī)則》，結(jié)合本省實(shí)際情況，制定《福建省歸檔文件整理細(xì)則》（以下簡(jiǎn)稱細(xì)則）。
1.2 本《細(xì)則》適用于全省各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會(huì)組織在其職能活動(dòng)中形成的，辦理完畢的，應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料的整理。
2 整理原則及質(zhì)量要求
2.1 歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。
2.2 歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。
2.3 整理歸檔文件所使用的收發(fā)室材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。
3 整理方法
3.1 歸檔文件的整理以“件”為單位，一般以每份文件為一件。文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件；來文與復(fù)文各為一件；重要文件（如法律法規(guī)等）須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿（包括定稿）各為一件。
3.2 歸檔文件分類采用年度-機(jī)構(gòu)-保管期限；年度-問題-保管期限；年度-保管期限三種方法。分類方案應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。
3.2.1 年度-機(jī)構(gòu)保管期限分類法應(yīng)先按歸檔文件形成年度分類，在每個(gè)年度內(nèi)，按單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)設(shè)置類目，再根據(jù)保管期限分類。
3.2.2 年度-問題-保管期限分類法應(yīng)先按歸檔文件的形成年度分類，在每個(gè)年度內(nèi)，按問題設(shè)置類目，再根據(jù)保管期限分類。
3.2.3 年度-保管期限分類法應(yīng)先按歸檔文件的形成年度分類，在每個(gè)年度內(nèi)，按保管期限分類。
3.2.4 歸檔文件所屬年度的區(qū)分，一般應(yīng)以文件的簽發(fā)日期（落款日期）為準(zhǔn)?？缒甓葧?huì)議形成的文件材料放在會(huì)議閉幕年整理歸檔；跨年度處理的非訴訟案件形成的文件材料放在結(jié)案年整理歸檔。
3.2.5 用問題分類法時(shí)應(yīng)參照單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的職能性質(zhì)來設(shè)置類別，并保持其連續(xù)性。
3.3 歸檔文件按件用線裝訂。采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊；采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊。
3.4 歸檔文件裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，其它文本在后。
3.5 歸檔文件的排列方法，應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按文件形成時(shí)間順序排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、非訴訟案件等成套文件可集中排列。
3.6 歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁目端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、機(jī)構(gòu)或問題、年度、保管期限、館編件號(hào)等項(xiàng)目，其格式如圖所示。歸檔章項(xiàng)目填寫應(yīng)嚴(yán)格按照?qǐng)D（略）所示順序進(jìn)行。加蓋歸檔章時(shí)應(yīng)盡量不要壓住文件字跡，也不宜與批示文字或收文章等交叉。
3.6.1 全宗號(hào)：填寫檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。
3.6.2 年度：填寫文件形成年度。填寫時(shí)以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如：1999。
3.6.3 保管期限：填寫歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱或代碼。
3.6.4 機(jī)構(gòu)（問題）：填寫作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。
3.6.5 件號(hào)：填寫歸檔文件排列順序號(hào)，分為室編件號(hào)和館編件號(hào)兩種。室編件號(hào)是機(jī)關(guān)檔案室在文件歸檔整理時(shí)，根據(jù)分類方案的最低一級(jí)類目，按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。館編件號(hào)是在檔案移交進(jìn)館時(shí)，按進(jìn)館要求標(biāo)注。
3.7 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。
3.7.1 歸檔文件應(yīng)逐件編目。針對(duì)同一問題的來文與復(fù)文，應(yīng)在備注欄內(nèi)，互作備注。
3.7.2 件號(hào)：填寫室編件號(hào)。
3.7.3 責(zé)任者：填寫制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。
3.7.4 文號(hào)：填寫文件的發(fā)文字號(hào)。填寫時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄，不能省略。
3.7.5 題名：填寫文件標(biāo)題。文件沒有題名或題名不規(guī)范的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充，并外加“[ ]”。會(huì)議記錄須重?cái)M題名時(shí)，應(yīng)寫明會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容。
3.7.6 日期：填寫文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909。填寫兩行時(shí)，應(yīng)為 。
3.7.7 頁數(shù)：填寫每一件歸檔文件的總頁數(shù)。計(jì)算頁數(shù)時(shí)以文件中有圖文的頁面為一頁，空白頁不計(jì)。
3.7.8 備注：注釋文件需要說明的情況。
3.7.9 歸檔文件上當(dāng)用紙規(guī)格采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)a4型。目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等項(xiàng)目，其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。
3.8 歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照室編件號(hào)順序裝盒，并填寫檔案盒封面、盒脊等項(xiàng)目。
3.8.1 不同年度形成的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。
3.9 歸檔文件整理完畢，應(yīng)按年度填寫“年度歸檔文件整理說明”。主要說明年度文件的總數(shù)量，不同類別與保管期限歸檔文件的數(shù)量，及當(dāng)年歸檔文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，并填寫歸檔文件的整理人、檢查人和日期。
4 附 則
4.1 各行業(yè)系統(tǒng)可根據(jù)本細(xì)則制定實(shí)施辦法，并根據(jù)福建省檔案局審核批準(zhǔn)。
4.2 本細(xì)則由福建省檔案局負(fù)責(zé)解釋。
4.3 本細(xì)則自發(fā)布之日起試行。
福建省檔案局
二〇〇一年九月二十四